Știu… probabil că te gândești la depunerea dosarelor ca fiind cea mai plictisitoare slujbă din lume și, probabil, există 101 alte lucruri pe care ai prefera să-l faci în schimb. Cu toate acestea, în calitate de proprietar de afaceri solo, depinde de tine să faci dosarul și să fii organizat. Drept urmare, acesta este unul dintre domeniile pe care mulți proprietari de afaceri soli le găsesc copleșitoare – pur și simplu nu știu de unde să înceapă sau cum să-și sistematizeze afacerea.
Documente aici; hârtii acolo; hârtii peste tot!
Cu cât sunt mai multe grămezi de hârtie, cu atât se simt mai copleșiți!
Crearea și menținerea unui sistem de arhivare este însăși baza pe care se bazează afacerea dvs., așa că acesta este primul sistem pe care trebuie să-l puneți în aplicare – un sistem de arhivare eficient și eficient. Și unul care este, de asemenea, simplu de folosit!
Cu un sistem de arhivare adecvat, veți putea găsi foarte rapid și ușor informațiile de care aveți nevoie, atunci când aveți nevoie.
Permiteți-mi să vă împărtășesc mai jos cei 7 pași simpli ai mei pentru crearea sistemului dvs. de fișiere ideal:
1. Determinați nevoile dvs. de stocare. Fie că te hotărăști să optezi pentru o ladă de arhivare din plastic sau un dulap de dosar dedicat, un lucru trebuie să ții cont că vei avea nevoie de DE DOUĂ ori mai mult spațiu decât crezi că vei avea nevoie.
2. Decideți cum căutați în mod natural informațiile. Acest lucru va determina cum va arăta sistemul dvs. de arhivare și cum vă veți configura fișierele. De exemplu, ești o persoană care gândește în termeni alfabetici sau îți servește mai bine categorizarea? Amintiți-vă – acesta este sistemul DVS. de fișiere, așa că trebuie să faceți ceea ce funcționează pentru DVS.
3. Clasificați-vă sertarele/lazile de arhivare. De exemplu, dacă aveți un dulap de dosar cu două sertare, utilizați sertarul de sus pentru dosarele de afaceri și sertarul de jos pentru dosarele personale. Dumneavoastră decideți cum să vă clasificați cel mai bine sertarele. Dar nu puneți toate fișierele împreună într-un singur sertar fără niciun sistem, altfel nu veți putea găsi nimic din nou!
4. Adună-ți proviziile. Dosarele cu file funcționează cel mai bine pur și simplu pentru că nu există găuri de perforat sau cleme grele de desfăcut. Puneți pur și simplu actele în dosar – făcând depunerea documentelor o simplă!
5. Creați acces rapid și ușor la fișierele dvs. de zi cu zi. Un sortator în trepte deține aproximativ 8-10 fișiere care cresc cu cât sunt mai în spate – făcând fișierele ușor vizibile. Păstrați acest lucru pe birou și stocați în el acele fișiere la care știți că veți avea nevoie de acces în fiecare zi.
6. Acum treceți la sistemul de fișiere al computerului dvs. PC-ul dvs. este un dulap de arhivare foarte mare, așa că este logic să creați aici un sistem de arhivare similar așa cum ați făcut pentru fișierele de hârtie. În acest fel, nu trebuie să gestionați două sisteme de fișiere diferite – este același sistem, cu excepția faptului că unul este fizic, iar celălalt este electronic.
7. Creați un sistem pentru e-mailurile dvs. Din nou, urmați un sistem foarte similar sau același pentru a crea foldere de e-mail ca și pentru fișierele de hârtie și de pe computer. Outlook și Thunderbird vă permit să creați diferite foldere de e-mail.
Consecvența este cheia unui sistem de înregistrare de succes, ușor de utilizat. Creați aceleași fișiere și foldere pentru sistemul dvs. pe hârtie, sistemul dvs. PC și programul dvs. de e-mail.
(c) 2008 Tracey Lawton