Examinând numeroase pachete software de gestionare a cazurilor de birouri de avocatură, suntem în mod constant uimiți de numărul de pachete cu preț excesiv care au „creează automat un număr de caz” în fruntea listei de funcții, ca și cum ar fi un lucru dificil de făcut, sau chiar impresionant. ca o caracteristică a pachetului. De asemenea, majoritatea acestor pachete creează pur și simplu un număr din 6 cifre și încep de la 000001, apoi merg la 000002 și așa mai departe și nu vă permit să personalizați.
Vă sugerăm ca numerele de caz să fie coduri care vă spun mult mai multe decât un număr simplu, dar, în același timp, ar trebui să aibă un format simplu, astfel încât să le puteți crea cu ușurință și să le citiți din mers.
Să ne uităm la un număr de caz simplu, dar informativ:
20100310-FL-CC-JS-009
Să descompunem puțin asta:
- 20100310 este data. Utilizați formatul de dată descrescătoare, deoarece este mai ușor să căutați cazuri cu o referință de interval de timp. Datele descrescătoare sunt aranjate începând cu an, apoi lună, apoi zi, așa că în exemplul de mai sus, cazul a fost început pe 10 martie 2010.
- În continuare, este un cod de două litere la alegere care indică ce tip de caz este acesta. În exemplul nostru de mai sus, „FL” înseamnă „Dreptul familiei”. Iată câteva sugestii: CL – Drept contractual, PP – Produs/Proces, CD – Apărare penală, etc. Puteți sări peste acest lucru dacă practicați un singur tip de drept.
- Sub-codul dvs. este un al doilea cod de două litere care clarifică tipul de caz. În exemplul nostru de dreptul familiei de mai sus, „CC” înseamnă Custodia copilului. Creați o listă de sub-coduri aplicabile și păstrați-le listate într-un „fișier de referință” împreună cu codurile de tip de caz de la # 2.
- Utilizarea inițialelor clientului ca parte a numărului de caz este opțională, în funcție de sensibilitatea cazului și de dorința clientului de a păstra anonimatul. În exemplul nostru, am inventat numele „Jane Smith” și am folosit JS. Cu siguranță nu recomandăm să folosiți numele clientului în numărul cazului.
- Dacă aveți un client care poate furniza mai multe cazuri, puneți numărul real al cazului pentru acel client în paranteză. În acest exemplu, acesta ar fi al 9-lea caz al nostru pentru Jane Smith. Dacă acesta este un singur caz cu șanse mici de a repeta afaceri de la acest client, nu va trebui să puneți niciun număr la sfârșit.
Sugestii și sfaturi:
- Când creați un număr de dosar de caz, utilizați-l când denumiți fișiere de procesare de text sau foi de calcul, astfel încât totul să poată fi căutat și/sau apelat folosind numărul cazului. De asemenea, scrieți numărul în orice folder și utilizați-l pe autocolante care ar putea merge pe carcase pentru CD/DVD, casete, casete de dovezi etc.
- Numirea fișierelor de pe computer facilitează, de asemenea, căutarea, deoarece majoritatea sistemelor vă vor permite să căutați o parte din numele fișierului folosind un fel de „carton sălbatic”, cum ar fi asteriscul*. De exemplu, dacă doriți să vedeți o listă a tuturor cazurilor de Dreptul familiei în 2010, ați introduce șirul de căutare 2010*FL*.doc (dacă ați căutat fișiere Microsoft Word ®). Nu numai asta, dar simpla enumerare a acestora după numele fișierului le va afișa automat în ordine cronologică numai în virtutea numărului lor de caz.
- În loc să cumpărați pachete de software complexe și cu prețuri excesive, puteți utiliza cu ușurință software-ul care probabil a venit împreună cu computerul dvs., cum ar fi procesorul de text și foaia de calcul menționate mai sus, și un program de calendar / contact, cum ar fi Microsoft Outlook ®.
În continuare, pentru a afla mai multe despre gestionarea cazurilor pentru parajuriști și avocați, vizitați: www.theattorneycasefile.com.
(Drepturi de autor 2010 – Paul Purcell. Permisiune acordată de a partaja acest articol cu condiția ca toate părțile să rămână intacte.)