Liderii au descoperit că întâlnirile în care membrii echipei comunică deschis pe subiecte de afaceri și participă la rezolvarea problemelor dau rezultate mai bune decât cele în care oamenii stau și ascultă. Există diferite niveluri de participare la întâlniri; cel mai de dorit este un mediu complet interactiv. Votarea într-o întâlnire pentru a lua decizii este un nivel de participare, dar deciziile de consens sau construirea de compromis au ca rezultat o implicare mai activă. Acolo unde întâlnirile necesită o participare sporită, există câteva lucruri dintre care un lider poate alege pentru a crește participarea în grup și implicarea membrilor.
- Obțineți contribuția lor cu privire la subiectele de pe ordinea de zi înainte de întâlnire. Acest lucru se poate face în afara întâlnirii prin trimiterea agendei propuse într-un e-mail prin care se solicită comentarii sau printr-un apel telefonic către fiecare persoană după ce aceasta este trimisă. O altă modalitate de a obține contribuțiile lor este să planificați întotdeauna împreună agenda următoarei întâlniri la sfârșitul fiecărei întâlniri.
- Încurajați participarea activă scriind-o în regulile de bază ale echipei. Crearea în comun a regulilor de bază și afișarea lor la toate întâlnirile va sublinia necesitatea unei implicări complete.
- Folosiți scurte spărgătoare de gheață sau exerciții de teambuilding la începutul întâlnirilor pentru a face oamenii să vorbească imediat. Spărgătorul de gheață îi ajută pe membrii echipei să se cunoască și să mărească nivelul de confort. Exercițiile de grup sau perechi pot fi legate de o problemă din cadrul echipei de depășit sau de subiectul principal al întâlnirii.
- Explicați întotdeauna scopul întâlnirii și spuneți-le membrilor și cum îi afectează pe ei sau munca lor. Acest lucru ajută întâlnirea să răspundă la întrebarea „ce este în ea pentru mine” și încurajează ajutorul lor pentru a obține cele mai bune rezultate în întâlnire.
- Când generați idei în cadrul întâlnirii, utilizați întotdeauna tehnica de brainstorming round robin. Această tehnică asigură că toată lumea contribuie pe rând până când majoritatea oamenilor încep să rămână fără idei.
- Creați un mediu sigur și respectuos pentru schimbul deschis de idei și opinii. O modalitate de a face acest lucru este să nu permiteți niciodată slăbirea întrebărilor sau a contribuțiilor unei persoane – toată lumea poate adăuga valoare chiar și avocatul diavolului.
- Utilizați activități sau procese structurate atunci când rezolvați probleme pentru a concentra pe toți participarea în mod egal. Aceasta include luarea notelor vizibile despre ceea ce se spune în timpul întâlnirilor, deoarece văzându-le gândurile captate îi permite membrilor să știe că contribuțiile lor sunt apreciate și îi încurajează pe alții să construiască pe lucrurile pe care le văd și le aud în cadrul întâlnirii.
- Pentru orice subiect de întâlnire care necesită discuții, planificați timp suplimentar pentru a permite tuturor 2-3 minute de timp de convorbire fiecare. Asigurați-vă că îi încurajați pe toată lumea să împărtășească gânduri, opinii, argumente pro și contra în timpul discuțiilor.
- Luați în considerare schimbarea orelor de întâlnire pentru a trezi grupul. Dacă se întâlnesc întotdeauna după prânz, poate că oamenii sunt prea obosiți pentru a se concentra și a participa. În timp ce, dacă întâlnirile au loc chiar înainte de prânz, oamenii pot fi prea înfometați pentru a gândi și a interacționa în mod corespunzător.
- Cereți grupului idei pentru a face întâlnirea mai interactivă. Membrii pot avea anumite exerciții pe care doresc să le încerce sau tehnici pe care le-au folosit înainte de care echipa poate beneficia. Asigurați-vă că încercați câteva dintre ideile diferite în următoarele întâlniri.
Luați în considerare și alegeți diferite modalități de creștere a participării la întâlniri. O altă idee sugerată adesea pentru a crește participarea este oferirea de bunătăți sau mese în timpul întâlnirilor. Băuturile răcoritoare la o întâlnire pot încuraja prezența, dar nu uitați că participarea nu înseamnă participare activă. Pentru participarea activă la rezolvarea problemelor și luarea deciziilor, liderii ar trebui să construiască un mediu în care membrii echipei să se simtă confortabil să comunice și să participe.