În timpul fazei de implementare a unui proiect BPI, trebuie să vă gândiți la schimbările care trebuie să apară pentru ca noul proces îmbunătățit să funcționeze așa cum este proiectat. Departamentul financiar va avea o obiecție la o anumită modificare dintr-un motiv oarecare? Va avea vreo îngrijorare un alt departament afectat de transfer? Va fi o parte interesată în dezacord cu o modificare propusă? Îmbunătățirea proceselor de afaceri provoacă schimbări în orice organizație și nu tuturor le place schimbarea.
Analiza impactului, o componentă cheie a fazei de implementare a oricărui proiect BPI, vă oferă un instrument de utilizat pentru a identifica toate problemele care pot apărea și care ar putea crea blocaje în implementarea dvs. Dezvoltați analiza de impact parcurgând harta procesului nou îmbunătățită și identificând orice activitate care necesită o schimbare în organizație. Creați un tabel în Microsoft Word sau Excel care să includă următoarele informații pentru orice zonă cu probleme potențiale pe care o identificați:
- Numar de referinta
- Schimbarea procesului
- Motivație
- Zona afectată
- Populația/grupul afectat
- Managementul schimbării
- Modificarea procesului: Aici descrii schimbarea care trebuie să aibă loc. De exemplu, elimina trei dintre nivelurile de aprobare actuale. Trebuie să decideți dacă veți include modificări care afectează doar grupurile externe (în afara controlului sponsorului) sau toate grupurile.
- Motivație: Spuneți de ce schimbarea este importantă pentru afacere. De exemplu, reduce timpul ciclului prin accelerarea procesului de aprobare.
- Zona afectată: Enumerați departamentele sau domeniile de afaceri afectate de schimbare. De exemplu, de cumpărare, juridică sau întreaga companie.
- Populația/grupul afectat: Enumerați populația sau grupurile afectate de schimbare. De exemplu, manager de achiziții, vânzători sau clienți.
- Managementul schimbării: Aceasta este o explicație a respingerii anticipate la care vă așteptați cu schimbarea propusă. De exemplu: Achiziționarea poate să nu se simtă confortabil cu un număr redus de aprobări și poate dori să stabilească o limită de dolari pentru aprobări de achiziție, sau Clienții nu sunt obișnuiți să li se spună „nu”, chiar dacă cererea lor nu se încadrează în liniile directoare ale departamentului.
Puteți face acest pas la sfârșitul lucrării sau în timp ce construiți noua hartă a procesului, dar îmi place să notez note în timp ce construiesc noua hartă, deoarece auziți discuția echipei de proiect despre potențiale probleme și acest lucru vă ajută să vă amintiți totul. .
Sponsorii apreciază analiza de impact deoarece dețin adesea cea mai mare parte a responsabilității pentru obținerea unui acord cu privire la modificările necesare, iar acest rezumat le oferă informațiile de care au nevoie pentru a-și face treaba.
Copyright 2010 Susan Page