Câțiva participanți nemulțumiți și beligeranți sunt aproape o certitudine la orice eveniment. Din nefericire pentru personalul din birou ei sunt de obicei primele persoane care vor intra în contact cu această persoană. Prin acest contact inițial, personalul biroului se află în linie directă de foc pentru a primi o mostră din personalitatea nemulțumită.
Această întâlnire la biroul evenimentului este inițiată în mod normal de punctul de vedere al concurenților că cineva a stricat ceea ce și-a dorit. Potențiala eroare, în opinia lor, trebuie remediată înainte de toate. Mai ales altcuiva este totul! Ceea ce este perceput ca o eroare este cu siguranță un inconvenient, totuși, acesta nu este sfârșitul lumii și, de regulă, poate fi remediat mai ales când predomină capetele mai reci.
Un secretar de eveniment de prim rang va face tot ce îi stă în putere pentru a rezolva orice problemă potențială pe care participantul crede că o are. Este un fapt că majoritatea erorilor apar deoarece participantul a făcut una dintre următoarele:
1. Nu citiți tot pachetul de intrare și regulile.
2. S-a bazat pe altcineva pentru a-și trimite cererile.
3. Nu s-au completat toate formularele necesare care erau în pachetul de înscriere.
4. A fost neglijent în furnizarea plății solicitate.
5. A ratat un termen limită.
6. Am presupus că intrările la eveniment au fost gestionate așa cum fuseseră în anii precedenți.
7. A făcut o greșeală sinceră în trimiterea formularelor.
Dacă participantul a folosit un sistem online de înscriere sau de înregistrare, informațiile trimise de el ar trebui să fie așa cum le-a făcut persoana respectivă. O chitanță a tranzacției va fi furnizată după trimiterea plății. Preluarea acestui document la secretarul/registrarul evenimentului va accelera clarificarea oricăror discrepanțe, reducând astfel pierderea de timp atât pentru secretar, cât și pentru participant.
Amintiți-vă, în calitate de participant, este responsabilitatea dumneavoastră să revizuiți informațiile pe care le-ați trimis prin acest sistem de înscriere online sau prin orice alt sistem utilizat. Dacă dvs., participantul ați făcut eroarea, nu ar trebui să existe așteptări de a primi tratament preferențial în efectuarea de completări sau modificări. Dacă sunt permise modificări, acestea trebuie făcute în parametrii menționați în pachetul de înscriere la eveniment.
În cazul în care apare o potențială eroare, este util să țineți sub control vocile ridicate. Cheltuirea energiei pentru a exprima gândurile nu face decât să adauge combustibil situației deja volatile, ceea ce duce la cel mai frecvent rezultat fără rezultat.
În calitate de secretar/registrar al evenimentului, este datoria ta să fii profesionist în timpul oricărei conversații cu orice participant. Veți fi perceput ca fiind autoritatea pentru tot ceea ce se întâmplă la eveniment, care se referă la înscrieri și înregistrare. Tu ești cel la care vor apela din când în când pentru răspunsuri la oricare dintre problemele lor, mari sau mici.
Participanți, trebuie să acordați atenție literelor mici. Citiți cu atenție pachetele de înregistrare și completați formularele cu atenție. Dacă aveți o problemă cu modul în care a fost îngrijit ceva la finalizarea înscrierii, încercați să rețineți că secretarii și registratorii sunt doar oameni, la fel ca dvs. Și ca și tine, și lor le place să fie tratați cu respect.