În epoca globalizării și a concurenței dure, o organizație proiectată, ca orice altă entitate de afaceri, trebuie să fie adaptativă, dinamică și să țintească mereu spre îmbunătățirea continuă. Acest lucru este vital, altfel supraviețuirea lui va fi grea. În acest context predomină micile detalii; de exemplu, construirea unui sistem de lanț de aprovizionare puternic și optim este un obiectiv principal pentru companiile de succes și liderii de afaceri de astăzi. Și când spunem Organizație proiectată, una dintre competențele sale de bază constă în pregătirea și menținerea unei Planificări bine stabilite pe parcursul fazelor de proiect.
O planificare eficientă poate fi obținută prin optimizarea designului lanțului de aprovizionare și prin colaborarea cererii și ofertei. De acolo, companiile vor trebui să-și execute planul prin gestionarea adecvată a aprovizionării cu materiale; pe scurt, pentru a livra produsul potrivit, la locul potrivit, la momentul potrivit și în cantitățile potrivite. După cum se știe, cel mai mare impact al costurilor ar rezulta din acțiunile corective pe care suntem obligați să le luăm la sfârșitul unui proiect. În această etapă, timpul este restrâns, resursele sunt limitate, bugetul este restrâns și satisfacția clienților trebuie să rămână intactă. Pentru aceasta, execuția și operarea proiectelor EPC necesită o colaborare strânsă și directă între Departamentul de Lanț de Aprovizionare și toate celelalte Departamente funcționale interne (Inginerie, Management de Proiect, Calitate, Vânzări, Finanțe) precum și părțile interesate externe (Furnizori, Clienți, Financiar). instituții, expeditori de marfă, brokeri vamali).
Printre cei care gestionează Proiecte EPC, mulți cred că E-ul este în mod normal cel mai important element, deoarece de obicei achiziția sau furnizarea de material depinde de deciziile luate de Engineering. Configurația comună afirmă că ingineria conturează specificațiile proiectului cruciale pentru progresul de succes al achizițiilor. Cu alte cuvinte, dacă ingineria nu este realizată în mod corespunzător, atunci achizițiile eșuează. Cu toate acestea, acest lucru nu implică faptul că lanțul de aprovizionare are un rol secundar în finalizarea efectivă a proiectelor.
În timpul fazei de punere în funcțiune a proiectului, chiar înainte de predarea livrabilelor, managerii de achiziții trebuie să se asigure că echipamentele și materialele sunt achiziționate la cel mai bun preț oferit, respectă datele de livrare cerute și se încadrează în specificațiile proiectului și cerințele de calitate. Mai ales când vine vorba de proiecte oarecum mari și complexe, managementul materialelor devine un proces din ce în ce mai provocator. Gestionarea aprovizionării și livrării materialelor este critică, deoarece orice surplus sau lipsă ar întârzia proiectul și l-ar pune în pericol. Acest lucru, la rândul său, afectează menținerea unui flux consistent de materiale pentru producție, afectând astfel întregul proiect. Informațiile incorecte despre materiale, cum ar fi listele de materiale necorespunzătoare, erorile de livrare, greșelile de primire și așa mai departe, ar afecta, de asemenea, ciclul general de viață al proiectului și ar crește costurile proiectului. În plus, tratarea cu subcontractanții în afara procesului de management al materialelor are un impact asupra lanțului de aprovizionare general al proiectului, deoarece există un risc crescut de inconsecvență a datelor.
Un sistem eficient de management al materialelor are capacitatea de a integra întregul proces de lucru al materialelor și al lanțului de aprovizionare. Echipele de proiect trebuie să aibă acces online la informații actualizate în toate fazele proiectului – de la inginerie prin întregul lanț de aprovizionare până la managementul la fața locului. Beneficiile de afaceri ale managementului eficient al materialelor includ economii semnificative de costuri, eficiență sporită a achizițiilor și sisteme bine stabilite SRM (Supplier Relationship Management) și CRM (Customer Relationship Management).
Managementul eficient al lanțului de aprovizionare guvernează activitățile materiale și cantitative, oferind:
• Management eficient al cerințelor comerciale și ale proiectelor
• Descrierea corectă a materialului
• Achiziții și trasabilitatea materialelor și urmărirea pe tot parcursul proiectului
• Prognoză și programare
• Engineering Coordonare directă cu clienții și subcontractanții
În sfârșit, ori de câte ori există complicații în execuția ingineriei, lanțul de aprovizionare se confruntă cu stres de povară. Presiunea de astăzi nu este diferită de cea de ieri, dar capacitatea de a anticipa nevoile, de a prognoza condițiile, de a analiza riscurile, de a stabili obiective și standarde, de a planifica și programa munca este necesară în prezent mai rapid. Putem sorta presiunile după rădăcinile lor. Multe derivă din inginerie; altele sunt financiare sau legate de managementul furnizorilor sau materialelor. Fără a coordona funcțiile și activitățile EPC, P se luptă împotriva lui E și C.