Planificarea și controlul sunt cele mai importante două ingrediente pentru o afacere de succes. Un plan de afaceri elimină cea mai mare parte a presupunerilor din strategia de afaceri și controlul printr-o analiză financiară solidă. Datele financiare oferă o modalitate de a evalua unde vă aflați în planul dvs. strategic, indicându-vă unde sunt necesare modificări în plan. Din acest motiv, analiza și managementul datelor financiare sunt de o importanță vitală pentru a conduce o afacere de succes.
Este extrem de important să aveți un sistem de contabilitate adecvat instalat în întreaga afacere, astfel încât achiziția de date să fie ușoară. Nu vă puteți gestiona afacerea pentru rentabilitate fără un sistem de contabilitate bun. CPA-ul meu are un contabil care vine în afacere pentru a ajuta la instalarea sistemului de contabilitate și pentru a ne arăta cum să-l lucrăm. Toate acestea se fac cu îndrumarea CPA, dar cu o fracțiune din cost. Un contabil bun este de neprețuit pentru a ajuta la capturarea datelor financiare. Având în vigoare un sistem de contabilitate funcțional, va minimiza taxele pe care le percepe un CPA pentru a vă analiza obligațiile fiscale și pentru a vă pregăti declarațiile fiscale.
Un sistem de contabilitate este de obicei construit în jurul următoarelor instrumente cheie de management financiar:
– Declarație de venit (Declarație de profit și pierdere)
– Situația fluxurilor de trezorerie
– Bilanț
– Buget
– Analiza pragului de rentabilitate
Având un sistem de management financiar, puteți identifica cu ușurință semnele de avertizare timpurie sau puteți identifica zone deosebit de profitabile. Lipsa unui sistem de analiză și organizare a datelor financiare face imposibilă gestionarea, creșterea și controlul eficient al unei afaceri. Face imposibil să evaluați succesul (sau lipsa acestuia) al Planificării și Strategiei. Mai mult decât atât, utilizate incorect, datele financiare inexacte pot fi dezastruoase pentru existența unei companii.
Un sistem de management financiar și contabil este la fel de util pe cât este utilizat sistematic în întreaga afacere. Este extrem de important să implementezi sistemul în structura afacerii și să fie utilizat sistematic. Sistemul de contabilitate este o reflectare a stării de sănătate sau a lipsei acesteia a unei afaceri și din care se iau deciziile de afaceri. Asigurați-vă că îl configurați corect, instruiți-vă oamenii despre el și, cel mai important, folosiți-l!
Două obiective principale ale oricărei afaceri sunt să fie profitabilă și să aibă un flux de numerar pentru a plăti obligațiile. Situația veniturilor și a fluxurilor de numerar ocupă un loc proeminent în acest domeniu. Declarația de venit reprezintă cât de bine funcționează o companie, iar Declarația de flux de numerar arată cât de bine își gestionează numerarul. Profit sau pierdere pe de o parte și lichiditate pe de altă parte.
Trucul este să găsiți un echilibru bun între profit și lichiditate, care atunci când nu este bine planificat, poate fi foarte greu de menținut. Creșterea rapidă cu profituri mari poate epuiza lichiditatea unei afaceri, așa că a fi profitabil nu este o garanție că veți rămâne în afaceri. Rolul fluxului de numerar și al situației veniturilor existente și proiectate este de a vă ajuta să identificați zonele cu probleme, astfel încât să le puteți planifica în mod eficient, cum ar fi strângerea mai multor capital, infuzarea mai multor capitaluri proprii sau obținerea de finanțare. În plus, aceste două declarații vă ajută să identificați zonele care pot fi mai bine controlate și gestionate, prevenind nevoia de capital și finanțare suplimentară.
Analiza pragului de rentabilitate se bazează pe fluxul de numerar și pe Declarația de profit și pierdere. Declarația și diagrama Breakeven sunt extrem de importante deoarece arată volumul veniturilor din vânzări care sunt necesare pentru a echilibra cu precizie suma cheltuielilor tale fixe și variabile. Analiza Breakeven poate fi extrem de utilă atunci când:
– Stabilirea nivelurilor de preț pentru produse și servicii
– Decizia dacă să cumpărați sau să închiriați echipamente/cladire
– Elaborarea previziunilor de profit bazate pe diferite niveluri de vanzari
– Stabilirea dacă sunt necesari noi angajați
– Planificarea în avans pentru finanțarea / capitalul necesar în viitor
– Realizarea obiectivelor strategice mai tangibile și mai realizabile
– Măsurarea progresului companiei dvs. către obiectivele de profit
Bilanțul înregistrează efectele trecute ale deciziilor companiei (sau lipsa acestora) și proiectează impactul planurilor viitoare. Bilanțul este o înregistrare a lichidității și a capitalurilor proprii ale companiei. Aceste variabile sunt direct afectate de situațiile privind veniturile și fluxurile de numerar. Bilanțul este cel financiar adesea trecut cu vederea, dar are multă utilitate:
– Arată efectul deciziilor anterioare
– Ține evidența unei poziții de lichiditate în numerar a companiei
– Înregistrează nivelul capitalului propriu
– Arată rapid starea afacerii
O analiză bugetară compară performanța reală a unei companii cu performanța proiectată pe o bază lunară, trimestrială și anuală. Bugetul este un instrument excelent pentru a vă proteja împotriva cheltuielilor excesive și neatenuate și este strâns legat de Obiectivele Strategice pe care și le-a stabilit compania. Analiza situației de venit și a situației fluxurilor de numerar în raport cu Performanța Reală este un instrument de control excelent, care poate rezolva rapid problemele înainte ca acestea să devină prea grave. Micile neglijeri și greșeli în proiecțiile unei companii răspândite în timp pot avea un efect dezastruos. Analiza bugetară este garda ta împotriva asta.
Lucrând împreună, Declarația de venit, Declarația de flux de numerar, Bilanțul, Analiza pragului de rentabilitate și Analiza bugetului oferă o imagine completă a operațiunilor curente, a lichidității, a operațiunilor trecute și a viabilității viitoare ale unei companii. Lucrul printr-un sistem de contabilitate interactiv poate fi un instrument foarte util în determinarea scenariilor viitoare de afaceri și analiza greșelilor trecute. Înțelegerea implicațiilor financiare ale deciziilor tale financiare poate însemna diferența între succesul și eșecul companiei tale. Probabil cea mai importantă situație financiară este Declarația dvs. de flux de numerar, dar înțelegerea tuturor acestor situații financiare și a modului în care funcționează împreună este cheia succesului unei companii. Proiecțiile se bazează pe ipoteze – asigurați-vă că acestea sunt bine gândite și cât mai realiste posibil.