Imaginează-ți că ești invitat la Casa Albă la cină și în loc să folosești furculița potrivită pentru salată, folosești o lingură. Este evident că o lingură nu ar fi un ustensil potrivit pentru o salată și ca să nu mai vorbim de eticheta necorespunzătoare la cină. Atunci de ce majoritatea avocaților folosesc eticheta de dictare necorespunzătoare? Răspunsul este simplu, mulți avocați nu au stăpânit arta dictarii. Documentele juridice sunt de obicei lungi și implică un limbaj foarte complex. Cu toate acestea, înainte de a vă considera inadecvat dictarea, legătura juridică a identificat câteva strategii utile pentru a vă ajuta.
Claritatea este o componentă majoră atunci când îți dictezi gândurile pentru ca alții să le transcrie. Deci, localizați un spațiu liniștit când înregistrați. După identificarea unui mediu liniștit, este important să vorbiți direct în dispozitiv la un nivel lent, clar și audibil.
Când începeți să vorbiți, este imperativ să indicați tipul de document pe care l-ați dictat. Informați în prealabil procesorul de text sau secretarul dacă ați dictat o scrisoare, o plângere sau un acord. Informarea prealabilă a procesorului de text sau a secretarului despre tipul de document, îi permite acestuia să determine formatul documentului și configurarea stilului.
Punctuația este un alt defect de etichetă de dictare pe care o întâmpină avocații. Amintiți-vă, transcritorul nu este un cititor de minte și depinde numai de instrucțiunile explicite ale dictatorului. Iată câteva comenzi de punctuație de bază pentru a facilita procesul: paragraf nou, ghilimele deschis, ghilimele de închidere, virgulă, punct și virgulă, simbolul de întrerupere de secțiune, simbolul de paragraf, literă inițială, toate majusculele, aldine, centru, subliniere. Cu alte cuvinte, trebuie să indicați transcritorului exact cum doriți să apară textul pe parcursul procesului de dictare.
Scrieți nume confuze. Există diferite moduri de a scrie multe cuvinte, de exemplu, Janis sau Janice și Lee sau Leigh. Ortografierea cuvintelor dificile sau nefamiliare vă va economisi nenumărate ore de editare când citiți prima schiță. Cu toate acestea, aș avertiza să nu devin un pasionat de ortografie prea zelos, deoarece va încetini productivitatea.
Comunicarea eficientă este arta dictarii. Capacitatea de a comunica verbal clar, concis și eficient va garanta un produs finit de înaltă calitate și profesionalism. Stăpânirea acestor tehnici de dictare de bază va ajuta transcriptorul să evite greșelile inutile, construind în același timp o înțelegere reciprocă a modului în care vă așteptați produsul final.