Cloud computing este livrarea de resurse, software și informații partajate prin Internet. Este un model de livrare relativ nou pentru serviciile IT și oferă utilizatorilor o modalitate complet diferită de a-și folosi și gestiona software-ul și platformele IT. O modalitate obișnuită de a utiliza cloud computing este să vă abonați sau să plătiți o taxă lunară pentru a utiliza o anumită soluție software. În loc ca software-ul să fie instalat direct pe computerul unui utilizator, utilizatorul accesează software-ul de la distanță, prin intermediul browserului său web.
Unele dintre beneficiile generice ale cloud computing includ:
- Cost: Costul poate fi redus foarte mult, deoarece cheltuielile de capital sunt convertite în cheltuieli operaționale, reducând barierele de intrare
- Independenta locala: Utilizatorii pot accesa sistemele folosind un browser web, indiferent de locația sau dispozitivul pe care îl folosesc
- Scalabilitate și capacitate de sarcină de vârf: Utilizarea software-ului pe cloud înseamnă că companiile pot gestiona cu ușurință vârfurile de cerere
- Fiabilitate: Fiabilitatea este îmbunătățită, fiind o opțiune mai sigură în ceea ce privește recuperarea în caz de dezastru
- întreținere: Acest lucru este mai ușor în cloud computing, deoarece software-ul nu este instalat pe computerul utilizatorului; ceea ce înseamnă că asistența și upgrade-urile sunt gestionate și preluate chiar de furnizor.
Managerii de evenimente pot profita de cloud computing și îl pot folosi pentru a îmbunătăți eficiența și a reduce costul evenimentelor lor.
Două dintre cele mai populare soluții software cloud pentru managerii de evenimente sunt:
documente Google
Google Docs este un exemplu fantastic de cloud computing. În mod tradițional, lucrul cu un document principal pe un server sau o rețea convențională poate cauza multe probleme, cum ar fi:
- Nu știi dacă lucrezi la cea mai recentă versiune
- Doar o singură persoană la un moment dat poate avea acces
- Doar cei care lucrează pe server/rețea ar putea accesa documentul
- Probleme cu duplicarea
Cu toate acestea, găzduirea documentelor pe cloud înseamnă că membrii cheie ai echipei evenimentului (și partenerii externi și furnizorii) pot accesa documentele oricând din orice loc (conexiune la internet în așteptare). Nu există limită pentru numărul de persoane care pot vizualiza documentul în orice moment, actualizările se fac în timp real și nu există probleme cu duplicarea documentului. În plus, găzduirea documentelor în cloud este, de asemenea, mai sigură, deoarece acestea nu se bazează pe securitatea rețelei sau a serverului pe care ar fi păstrate în mod normal.
Software de management al evenimentelor
Software-ul pentru evenimente începe să joace un rol cheie în organizarea și managementul evenimentelor. Software-ul cuprinzător de management al evenimentelor include caracteristici precum:
Integrarea site-ului: Software-ul pentru evenimente ar trebui să se integreze perfect cu site-ul dvs. web existent, fără a fi nevoie să reproiectați sau să re-branding
Înregistrare online: Software-ul de gestionare a evenimentelor ar trebui să permită managerilor de evenimente să creeze un formular de rezervare online complet personalizabil, care să captureze cele mai relevante informații de la delegații dvs.
Comunicarea evenimentului: Comunicarea clară și direcționată către publicul delegat este esențială, sistemul de evenimente ar trebui să includă instrumente integrate de comunicare pentru evenimente, cum ar fi marketing prin e-mail, invitații și sondaje
Insigne de eveniment: Una dintre cele mai consumatoare de locuri de muncă pentru un manager de evenimente este producția de insigne de delegat. Software-ul pentru evenimente permite crearea de insigne personalizate înainte sau în timpul evenimentului, simplu și rapid
Managementul resurselor pentru evenimente: Pur și simplu gestionați și alocați toate resursele printr-o funcție de calendar cuprinzătoare, oferind control total asupra tuturor aspectelor procesului de gestionare a evenimentelor
Finanțarea evenimentului: Tehnologia le permite managerilor de evenimente să ofere delegaților o varietate de opțiuni pentru a plăti online în siguranță, oferind ușurință în utilizare prin automatizare
Raportarea evenimentelor: Determinarea rentabilității investiției reale din evenimente poate fi determinată și gestionată printr-o suită puternică de raportare și analiză
Programator de evenimente: Gestionați și programați întâlniri individuale cu mai multe fațete pentru delegații și furnizorii dvs. simplu și eficient
Software de management al locațieisunt: Instrumente flexibile de planificare și programare a locațiilor care gestionează instalația pentru evenimente, indiferent de tipul de evenimente găzduite
Managementul documentelornt: O modalitate simplă de a publica și gestiona rezumatele și biografiile vorbitorilor
Software-ul pentru evenimente poate ajuta managerii de evenimente să creeze evenimente mai eficiente și de succes. Cercetările au arătat că, în timpul căderii economice actuale, multe companii de evenimente au început să profite de avantajele automatizării și ale tehnologiei de evenimente pentru a ajuta la menținerea pe linia de plutire. Creșterea eficienței și reducerea costului găzduirii evenimentelor ajută la creșterea rentabilității investiției oferite atât companiei de evenimente, cât și delegaților prezenți.
O soluție de gestionare a evenimentelor bazată pe cloud oferă managerilor de evenimente posibilitatea de a gestiona echipele de evenimente și solicitările delegaților de servicii și ale rezervatorilor, din orice locație, în orice moment. În același timp, promoțiile evenimentelor, rezervările, anulările și actualizările pot fi, de asemenea, efectuate folosind internetul ca vehicul de livrare a cheilor.
Din punctul de vedere al managerilor de evenimente, software-ul de management al evenimentelor de pe cloud se va ocupa de volume mari de tranzacții outbound (buletine informative prin e-mail, invitații etc.) și tranzacții inbound (rezervări de evenimente, modificări, anulări, etc), economisind timp și bani, oferind în același timp delegaților o experiență mai lină și îmbunătățită.
Din punct de vedere al managementului, o soluție de gestionare a evenimentelor bazată pe cloud oferă mecanismul de a controla în timp real toate activitățile evenimentelor – managerii de evenimente pot obține o vedere exactă a stării evenimentelor active, în ce stadiu sunt anumite campanii de marketing pentru evenimente. sunt la și feedback-ul primit cu privire la programul dvs. de evenimente în desfășurare. Partenerii terți – formatori, vorbitori, sponsori, furnizori de servicii de catering, manageri de locații etc. – pot avea, de asemenea, acces ușor, într-un mod sigur, la detaliile legate de eveniment la care au nevoie de acces și pot răspunde la orice modificare a evenimentului care îi afectează, din nou în timp real.
Având o soluție de gestionare a evenimentelor bazată pe cloud, deschide oportunități semnificative pentru integrarea soluției cu aplicații și soluții complementare, atât la nivel intern, cât și extern. De exemplu:
Intern
- Aplicații financiare
- Soluții de gestionare a clienților și a contactelor
Pe plan extern
- Site-uri web partenere
- Furnizori de plăți online terți
- Medii de rețele sociale
Cu o soluție de gestionare a evenimentelor bazată pe cloud, gestionarea evenimentelor devine în întregime o problemă de afaceri, problemele IT fiind gestionate de furnizorul de aplicații cloud. Disponibilitatea soluției de gestionare a evenimentelor, back-up-ul și securizarea datelor, precum și scalabilitatea soluției în perioadele de vârf sunt toate gestionate, în mod transparent, de furnizorul de aplicații cloud.