Într-un sistem de fișiere organizat, folderele sunt aranjate într-o anumită ordine. Unele sisteme utilizate în mod obișnuit includ: alfabetic, numeric drept, numeric cu cifre terminale sau după o categorie. Subcategorii pot fi, de asemenea, adăugate la metodele de mai sus. Cunoașterea în avans a avantajelor și dezavantajelor diferitelor sisteme va permite o decizie informată, bazată pe nevoile dumneavoastră particulare.
Acest articol se uită la arhivare alfabetică. Sistemele numerice sunt evaluate în alte articole.
Înainte de a pune fișierele în ordine alfabetică, trebuie să decideți care va fi desemnarea fișierului. Acest lucru vă va permite să vă faceți o idee despre cantitatea totală de fișiere din sistem. Folosirea unui nume este cel mai des folosit factor. Majoritatea sistemelor pun primul nume de familie, apoi prenumele. De exemplu: Beth Smith va fi depusă înaintea lui Pam Smith.
AVANTAJE:
Arhivarea alfabetică are mai multe avantaje.
a) Majoritatea oamenilor sunt familiarizați cu acest tip de arhivare deoarece bibliotecile (cel puțin parțial) și sistemele de arhivare la domiciliu sunt de obicei alfabetice.
b) Personalul ar trebui să poată învăța și să se simtă confortabil cu sistemul în timp util.
c) Cantitatea totală de rafturi disponibile pentru sistem poate fi împărțită în ordine alfabetică înainte de a începe să adăugați înregistrări (*tabelul de mai jos arată cum să estimați spațiul pentru fișierele sortate alpha).
*A=3,2%
B=9,7%
C=8,0%
D=4,9%
E=2,2%
F=3,8%
G=4,9%
H=7,8%
I=0,4%
J=2,6%
K=3,6%
L=4,5%
M=9,3%
N=1/7%
O=1,3%
P=4,5%
Q=0,2%
R=4,8%
S=10,2%
T=3,4%
U=0,4%
V=1,0%
W=6,8%
X=0,1%
Y=0,5%
Z=0,2%
d) Un alt avantaj este necesitatea de a muta înregistrările după ce purtarea înregistrărilor este redusă, deoarece înregistrările care sunt eliminate sunt de obicei aleatorii. Noile înregistrări adăugate în sistem vor fi, de asemenea, aleatorii și se vor încadra în întregul sistem de înregistrare.
e) O referire încrucișată poate fi evitată dacă situația este de așa natură încât numele din înregistrare este ușor de disponibil.
DEZAVANTAJE:
Depozitarea alfa are și unele dezavantaje.
a) Acest sistem nu funcționează bine cu sisteme de fișiere foarte mari. Cu o cantitate mare de fișiere, șansa de nume duplicat este mare, ceea ce poate duce la confuzie și poate crește timpul de recuperare.
b) Codarea culorilor este mai dificilă, deoarece trebuie să aveți 26 de culori sau o combinație de culori pentru a desemna toate literele alfabetului. Detectarea fișierelor greșite poate fi, de asemenea, mai dificilă.
c) Încercarea de a-ți aminti unde se încadrează o literă în alfabet se adaugă la timpul de depunere și de recuperare a înregistrărilor. De asemenea, abordarea unora dintre regulile de depunere alfa este confuză. De exemplu, Mc vine înainte sau după Mac? De fiecare dată când merg la bibliotecă, stau la stive încercând să-mi amintesc aceste reguli (și trebuie să continui să parcurg alfabetul pentru a găsi o anumită literă pe rafturi).
d) Dacă confidențialitatea este o problemă, faptul că numele unei persoane în dosar poate fi o încălcare a confidențialității. În plus, sunt crescute șansele ca o persoană neautorizată să găsească un anumit fișier.
În concluzie, luarea deciziei cu privire la ce sistem să folosești depinde de nevoile tale și de modul în care ierarhești avantajele și dezavantajele enumerate mai sus.