Prezentare generală
Multe companii au un sistem de numerotare secvenţială a locurilor de muncă, dar aţi luat în considerare posibilitatea de a modifica secvenţa de numerotare astfel încât să puteţi extrage rapoarte pentru un anumit tip de proiect sau proiecte pe an şi rapoartele informaţionale care ar putea fi generate?
Și codurile dvs. de cost sunt suficiente pentru a acoperi detaliile pe care trebuie să le vedeți în rapoartele dvs.? Regrupați toate călătoriile și subzistența legate de site într-un singur cod sau aveți detalii despre hoteluri vs. locuințe și mese vs. subzistență?
Nu toate programele software sunt suficient de sofisticate pentru a permite secvențe personalizate de numerotare a tipurilor de job; cu toate acestea, chiar și sistemele software de bază pentru costul locurilor de muncă pot fi adaptate pentru a permite un sistem avansat de numerotare.
Secvențe specifice de numerotare a lucrărilor
Tehnicile avansate de raportare pot produce o mulțime de informații. Modul în care sunt numerotate locurile de muncă poate ușura sarcina de raportare, astfel încât proiectele de un anumit tip și/sau an pot fi extrase cu ușurință din software. Exemplele de secvențe de numerotare se pot baza pe următoarele criterii:
· Proiectul de anul a fost premiat
· Lucrări publice vs. private
· Comercial vs. rezidențial
· Construcție vs. service
· Diviziile companiei
Dacă software-ul dvs. permite, puteți începe numărul locului de muncă cu anul acordat, urmat de tipul locului de muncă și apoi de un număr secvenţial. Conducerea poate solicita un raport pentru veniturile brute pentru toate proiectele de îmbunătățire a chiriașilor comerciali din 2013. Dacă aveți o secvență de numerotare, acesta ar fi un raport ușor de extras, mai degrabă decât să parcurgeți toate proiectele dvs. din 2013 și să adăugați manual numerele pentru a obține rezultate.
Fișierul master costul lucrării este o altă sursă bună de informații dacă toate câmpurile sunt completate și există o utilizare comună a câmpurilor personalizate care pot fi folosite pentru a extrage rapoarte.
Coduri de cost – Prea puține sau Prea multe?
Adesea vedem liste de coduri de cost care se revarsă pe mai multe pagini. Majoritatea programelor software pentru costul locurilor de muncă permit utilizarea unui cod de cost pentru mai multe categorii (Manopera, Materiale, Cheltuieli directe de muncă etc.).
O sursă bună de utilizat pentru stabilirea unei liste de coduri de cost este recapitularea ofertei și fișele de detalii utilizate la licitarea proiectelor. Astfel, vor rezulta diferitele etape ale muncii, tipurile de materiale de instalat asociate cu acea manoperă, diferitele tipuri de echipamente care urmează să fie închiriate, categoriile de subcontractanți și detaliile costurilor directe ale lucrărilor care trebuie suportate.
Aceste activități pot fi „numerotate” pentru a stabili o listă de coduri de cost. Dacă software-ul permite utilizarea unui cod în mai multe categorii, gândiți-vă să nu duplicați descrierile, ci să aranjați codurile împreună în funcție de „tipul” de muncă efectuată, echipament închiriat, cheltuieli directe cu munca, munca de obicei subcontractată etc.
Menținerea coerentei codurilor de cost va permite apoi o raportare și mai sofisticată – managementul poate solicita acum toate proiectele de îmbunătățire a chiriașilor comerciali în 2013 și costul total al închirierii macaralelor pentru anul pentru acele proiecte specifice.
De ce să treci prin acești pași?
Istoria este o sursă excelentă de informații atunci când preziceți viitorul. Detaliile costurilor pot fi analizate pentru anumite tipuri de locuri de muncă atunci când vă pregătiți să licitați un proiect similar. Informațiile istorice pot fi analizate pentru marje pe anumite tipuri de proiecte sau o divizie a companiei pentru a lua decizii dacă un anumit tip de muncă este sau nu profitabil.
Dacă câmpurile sunt disponibile în fișierul principal al costului jobului, rapoartele pot fi extrase nu numai pe tip și pe an, ci și de către managerul de proiect, pentru a analiza performanța și estimările față de rezultatele reale.
Concluzie
La dezvoltarea oricărui sistem de numerotare, consecvența este importantă pentru a maximiza rezultatele raportării. Conducerea ar trebui să determine informațiile pe care doresc să le vadă și să dezvolte numere de locuri de muncă și coduri de cost care să permită raportarea avansată nu numai pentru ei înșiși, ci să ofere informații utile estimărilor, managerilor de proiect și contabilității, de asemenea.