Care este scopul unei declarații de capacitate?
Contractele guvernamentale s-au dezvoltat într-o piață foarte competitivă, datorită potențialului său de a fi foarte profitabilă. Companiile de toate dimensiunile, de la micro-firme mici cu un singur angajat până la mega-firme mari, cu mii de angajați, au reușit să vândă produse și servicii agențiilor guvernamentale la nivel federal, de stat, de oraș, de județ și municipal.
Cu toate acestea, concurența a crescut pe măsură ce mai multe companii încearcă să pătrundă, să fie competitive și să rămână de succes pe această piață. În urmă cu cinci ani, nimeni nu știa ce este o declarație de capacitate, iar acum este un instrument esențial pentru a vă ajuta să aveți cât mai mult succes posibil, indiferent de dimensiunea companiei pe care o reprezentați.
Un alt factor de complicare este faptul că mai puțini oameni sunt angajați de guvern pentru a se ocupa de activități de informare și achiziții. Aceasta înseamnă că contractanții trebuie să știe să distileze informațiile care sunt cele mai importante pentru un anumit factor de decizie, să le prezinte într-o manieră clară, concisă și să-și consolideze importanța pentru prospect, chiar mai mult decât în trecut.
Firmele de succes își folosesc Declarația de capacitate în mai multe scopuri:
o Necesar în multe procese de înregistrare guvernamentale
o Un deschidere de uși pentru noile agenții
o Dovada calificării
o Dovada performanțelor anterioare
o Vă va deosebi de concurenți
Format declarație de capacitate
O declarație de capacitate ar trebui să fie foarte scurtă (doar 1 sau 2 pagini), la obiect și legată în mod specific de nevoile agenției individuale. În mod ideal, este un document viu care se va schimba în funcție de agenția vizată. De ce asta? Pentru că antreprenorii pricepuți știu că fiecare agenție are propria sa misiune și concentrare și le vorbesc direct celor din declarația lor de capacitate.
Este important ca documentul să fie interesant din punct de vedere vizual și să aibă elemente grafice similare cu marca și logo-ul companiei dumneavoastră. De asemenea, trebuie să fie un document care poate fi căutat, care poate fi trimis cu ușurință ca fișier PDF.
Prin urmare, vă recomandăm ca declarațiile de capacitate să fie create în Word sau Publisher folosind un șablon care să reflecte marca unei firme cu propriul logo, culori și identitate grafică. Este important să încadrezi toate informațiile critice pe o singură față a unei pagini. A doua parte, dacă este absolut necesar, poate conține date suplimentare importante pentru agenția vizată, cum ar fi studii de caz ale proiectelor de succes anterioare.
Conținutul declarației de capacitate
Cele cinci domenii cheie incluse într-un succes sunt:
1. Competențe de bază
2. Performanțe anterioare
3. Diferențiatori
4. Date corporative
5. Informații de contact
Sfaturi:
Cel mai bine este să numiți documentul o declarație de capacitate. Acest lucru ar trebui menționat în partea de sus a documentului. Acesta este un termen cunoscut de către factorii de decizie în domeniul contractării guvernamentale și indică faptul că aveți cunoștințe despre procesul de contractare. O declarație de capacitate ar trebui să arate, de asemenea, sigla unei firme și alte elemente de branding, pentru recunoaștere și să nu aibă paragrafe lungi, în schimb, folosind propoziții scurte și liste cu marcatori pentru scanare vizuală rapidă.
Când compuneți o declarație de capacitate, utilizați următoarele etichete de secțiune: Competențe de bază, Performanță trecută și Diferențiatori. Acestea sunt elementele cheie pe care le caută cumpărătorii guvernamentali pentru a putea lua o decizie rapidă.
Afișați informațiile de contact, inclusiv site-ul web și numele unei anumite persoane, e-mailul și numărul de telefon, pe fiecare parte (pagină) a documentului.
Creați un document nou pentru fiecare agenție, oportunitate principală sau de teaming. În acest fel, fiecare declarație de capacitate are toate informațiile de care are nevoie pentru acea oportunitate și doar informațiile necesare.
O declarație de capacitate este de preferință doar o pagină, o singură față. Mergeți în două părți numai dacă este absolut necesar.
Salvați și distribuiți ca PDF, nu Word, PowerPoint sau alt format. Salvați documentul cu numele companiei dvs. în numele fișierului. Multe agenții federale blochează documentele Word și Publisher, deoarece pot adăposti viruși, cu toate acestea, un fișier PDF este mult mai sigur, de obicei mai mic și rămâne consistent vizual atunci când este trimis prin poștă.
Competențe de bază
Acestea sunt scurte declarații introductive care leagă competențele de bază ale companiei cu nevoile specifice ale agenției, urmate de punctele cheie ale cuvintelor cheie. Acesta NU este tot ceea ce o firmă este capabilă să facă, ci expertiza de bază a unei firme, în special legată de agenția pentru care este scrisă această declarație de capacitate, misiunea sa și oportunitățile identificate.
Performanță trecută
Începeți prin a enumera clienții anteriori pentru care afacerea dvs. a făcut o activitate similară. Acordați prioritate începând cu agenția aferentă, tuturor guvernelor federale și altor guverne, contractelor comerciale. Dacă proiectele din trecut nu se referă la nevoile agenției vizate, nu le enumerați.
Bacsis: În mod ideal, includeți informații de contact specifice pentru referințe imediate. Includeți numele, titlul, adresa de e-mail și telefonul. Utilizați aceste informații atunci când vă întâlniți cu factorii de decizie. Lăsați aceste informații din Declarația de capacitate atunci când trimiteți PDF-ul ca un efort inițial de informare sau plecați ca material la conferințe.
Diferențiatori
A face afaceri cu guvernul este foarte competitiv. Contractorii au sarcina de a face față acestei piețe competitive și de a se ridica deasupra celorlalți contractori. Multe companii care încearcă să crească vânzările pe piața guvernamentală nu au o declarație clară de valoare care să detalieze ce le face diferite de concurenții lor. O declarație succintă, clară, care se referă la nevoile specifice ale agenției, este ceea ce va ajuta oamenii de achiziții și achiziții, managerii de program și utilizatorii finali să înțeleagă de ce ar trebui să vă aleagă firma față de alți concurenți.
Exemple de întrebări diferențiatoare:
Cum este compania dumneavoastră cel mai potrivită pentru nevoile acestei agenții? Care sunt serviciile tale care te fac să te evidențiezi de restul? Ce este la oamenii tăi care îți oferă avantaj față de concurenții tăi? De ce produsele tale sunt soluții mai bune decât celelalte disponibile?
Dacă aceste beneficii nu pot fi comunicate clar, este imposibil ca un decident să facă o recomandare clară pentru compania ta față de unul dintre concurenții tăi. Multe companii nu reușesc să facă acest pas critic. Și se întreabă de ce pierd contracte.
Datele companiei
Includeți una sau două propoziții scurte cu o descriere a companiei care detaliază istoricul relevant. Includeți: dimensiunea firmei dvs., veniturile dvs., numărul de angajați pe care îi aveți și zona geografică tipică pe care o deserviți.
Bacsis: Cititorii vă vor vizita site-ul web pentru informații suplimentare. Asigurați-vă că site-ul dvs. web este actualizat în mod constant și axat pe guvern.
Lista codurilor relevante
specifice
- DUNS
- Certificari socio-economice: 8(a), Zona HUB, SDVOB etc.
- NAICS (toate) Nu includeți descrierile codurilor, utilizați doar numerele
- Cod CAGE
- Acceptați carduri de credit și de cumpărare
- Numărul(e) contractului GSA Schedule
- Alte vehicule cu contract federal
- BPA-uri și alte numere de contracte federale
- Numerele contractelor de stat
- Nume (o anumită persoană)
- Abordare
- Telefon (principal și mobil)
- E-mail (un e-mail personal, nu info@)
Dacă firma dvs. a câștigat premii, a primit premii sau are realizări notabile legate de acea agenție, enumerați-le numai dacă aveți spațiu.
Folosiți aceste informații pentru a vă ajuta să creați o declarație de capacitate puternică și să deschideți ușile către oportunități de contractare în guvernul federal. Acest document este cheia pentru construirea de relații cu factorii de decizie importanți în contractarea guvernamentală, oferindu-le o descriere concisă a bunurilor și serviciilor pe care le poate furniza afacerea dvs. și o reamintire consecventă a firmei dvs. Când este scrisă corect, o declarație de capacitate este instrumentul care pune capul și umerii companiei dvs. deasupra concurenței.