Perfecționați-vă abilitățile de scriere pentru a proiecta o imagine de afaceri mai profesională.
Scrisoarea de vânzare pe care nu o poți lăsa jos… copia publicitară care te face să-ți dorești produsul… CV-ul care te îndeamnă să-l suni pe candidatul la job în această secundă… Toate acestea sunt exemple de scriere de afaceri excepțională. Deși cu siguranță știi scrisul bun când îl vezi, poți să scrii cu aceeași trăsătură pe care profesioniștii îl folosesc pentru a-ți reține atenția pagini la capăt?
În lumea afacerilor de astăzi, abilitățile de scris au trecut pe planul din spate față de alte activități de dezvoltare corporativă aparent mai importante. Majoritatea directorilor de afaceri preferă să participe la un seminar despre strategii de negociere sau tactici de marketing, decât să învețe utilizarea corectă a „celui” sau „care” într-o propoziție. Totuși, ceea ce nu reușesc să realizeze este că abilitățile bune de scris sunt la fel de importante pentru succesul lor viitor, precum este și capacitatea lor de a găsi potențiale și de a încheia oferte. Fără abilități bune de scriere, documentele tale tipărite pot submina foarte bine imaginea profesională pe care te străduiești să o obții.
Faptul este că potențialii tăi, clienții tăi și chiar mass-media te judecă pe tine și afacerea ta pe baza documentelor scrise pe care le pui lumii. Scrisorile de vânzări plictisite de erori, reclame plictisitoare și anunțuri media care răsună pe pagini transmit mesajul că ești neglijent, lipsit de creativitate și, posibil, incapabil să furnizezi o muncă de calitate. Oamenii doresc să facă afaceri numai cu acele persoane pe care le percep ca fiind informate și competente. Scrisul dvs. este ocazia perfectă de a vă prezenta profesionalismul și de a câștiga afacerea.
Trucuri ale comertului
Nu trebuie să fii editor sau jurnalist profesionist pentru a scrie eficient. De fapt, există o serie de tehnici de autoeditare pe care scriitorii profesioniști le folosesc pentru a depista erorile jenante care le-ar putea costa munca. Folosiți aceste instrucțiuni ca o modalitate de a vă corecta propriul text, astfel încât să puteți face ca toate materialele dvs. tipărite să reflecte profesionalismul pe care îl manifestați în orice altă activitate de afaceri.
Recitește-ți munca cu voce tare.
După ce scriu un document, majoritatea oamenilor îl recitesc pentru a scana erori. Deși acesta este cu siguranță un început bun, nu ar trebui să fie singurul tău mijloc de corectare. După ce ați scanat documentul în tăcere, citiți-l cu voce tare și ascultați cu adevărat cuvintele pe care le spuneți. Limba ta se împiedică de un bloc de cuvinte? Anumite fraze sună amuzant sau deplasat? Este o propoziție atât de lungă încât îți găfești răsuflarea până ajungi la punct? Te adormi propriile tale cuvinte? Toate acestea sunt semne că o secțiune a documentului dvs. are nevoie de unele modificări.
Când îți citești un document, te bazezi doar pe ochii tăi pentru a surprinde erorile de scriere. Cu toate acestea, atunci când citiți un document cu voce tare, vă activați simțul auzului și vă forțați creierul să se concentreze pe fiecare cuvânt individual, mai degrabă decât asupra grupului vizual. Acum nu numai că vedeți virgule lipsă, cuvinte incorecte sau dezacorduri subiect-verb, dar puteți și auzi când ceva sună deplasat. Când auziți și vedeți ceea ce scrieți, puteți detecta mai multe erori și puteți produce un document scris care să rețină atenția cititorului.
Bazează-te pe tine, nu pe verificarea ortografică.
Funcția de verificare ortografică de pe computer este atât o binecuvântare, cât și o piedică în calea succesului scrisului. În timp ce verificarea ortografică poate localiza și corecta cuvintele scrise greșit, nu poate prinde acele cuvinte care sunt scrise corect, dar folosite incorect. Cunoașteți cuvintele: drept/scrie, întâlnește/carne, ești/al tău, acolo/lor/ele sunt, nu/știu, plus o mulțime de alții. Astfel de cuvinte, numite omonime, sunt adesea imune la funcțiile computerizate de verificare ortografică și vă pot submina singur abilitățile de scriere.
Pe măsură ce recitiți documentul, atât în tăcere, cât și cu voce tare, acordați o atenție deosebită omonimelor cunoscute și citiți-vă contracțiile. Așadar, dacă textul dvs. spune: „Vă rugăm să știți ce cuvânt *ar* ar trebui să utilizați”, corectați-l ca „Vă rugăm să știți ce cuvânt *ar* ar trebui să folosiți”. În acest fel, vei putea surprinde acele cazuri când scrii „Abilitățile tale de scris sunt impecabile”, dar de fapt înseamnă „Abilitățile tale de scris sunt impecabile”.
Începeți de la sfârșit.
Cu cât citești mai mult ceva, cu atât creierul tău începe să-l memoreze. Dacă recitiți un document din nou și din nou, ajungeți în cele din urmă la punctul în care creierul dvs. știe ce urmează, așa că ochii tăi intră în modul de scanare. În timp ce crezi că citești cu adevărat documentul îndeaproape, creierul tău preia doar cuvinte cheie și folosește memorie pentru a completa spațiile libere. Așadar, chiar dacă cea de-a 50-a citire confirmă că documentul dvs. nu conține erori, cititorul dvs. (care nu a văzut niciodată documentul înainte) va identifica rapid erorile neglijente pe care le-ați scanat imediat.
Când simți că ți-ai citit documentul de prea multe ori și nu poți trece de modul de scanare, amestecă lucrurile pentru creierul tău. Citiți mai întâi ultima propoziție a documentului dvs. doar pentru a verifica lucruri precum structura propoziției, gramatica, ortografia etc. Apoi citiți propoziția de deasupra ultimei și procedați la fel. Scoateți propoziții din text la întâmplare și verificați dacă există erori. Tratând fiecare propoziție ca o unitate de sine stătătoare, mai degrabă decât ca parte a unui document fluid, creierul tău se va înviora și nu va anticipa următoarea linie memorată. Veți observa mai multe erori atunci când vă uitați la elementele individuale ale documentului în loc să vă concentrați asupra conținutului general.
Mergeți la experți.
Este posibil să aveți un dicționar pe raftul de cărți de la birou și poate chiar un tezaur. Dar aveți un ghid de gramatică bun? Oricine produce documente scrise își poate îmbunătăți rapid scrierea pur și simplu prin referire la un ghid de gramatică pentru sfaturi de scriere.
Librăria dvs. locală are multe ghiduri gramaticale disponibile. Răsfoiți câteva pentru a determina care dintre ele abordează în mod adecvat provocările dvs. specifice de scris. Unele ghiduri se concentrează în mod special pe probleme de gramatică, în timp ce altele acordă o atenție deosebită problemelor de ton și stil de scriere. Unii vizează scriitori de ficțiune sau jurnaliști, în timp ce alții își orientează subiectele spre scrisul de afaceri. Alegeți un ghid cu care vă simțiți confortabil, consultați-l des și urmăriți-vă cum scrieți se îmbunătățesc.
Mai bine scrii acum
Concurența în afaceri este acerbă în zilele noastre. Nu lăsați un cuvânt scris greșit sau o propoziție incorectă să distrugă afacerea. Practicați trucurile de autoeditare, astfel încât fiecare document scris pe care îl produceți să vă prezinte cunoștințele, competența și profesionalismul. Înainte de a-ți da seama, clienții și potențialii tăi nu vor putea rezista mesajelor tale scrise, iar profiturile companiei tale vor crește.