Ca parte a construirii domeniului de aplicare general al proiectului, un autor tehnic va trebui mai întâi să prezinte documentația justificativă. Acest document care poate fi considerat și un „caz de afaceri” prezintă motivele fundamentale pentru implementarea proiectului. Iată un ghid simplu pentru crearea unei justificări de proiect.
Prezinta problema
Afacerile nu realizează proiecte pentru distracție; le execută pentru a rezolva o problemă sau probleme specifice. Trebuie să descrieți problema în mod clar și precis la începutul documentului, astfel încât să puteți prezenta apoi soluția problemei respective.
De exemplu, dacă intenționați să implementați un nou HRMS (Sistem de management al resurselor umane) problema dvs. poate fi; „Echipa de HR își petrece în prezent aproape 80% din timp pe sarcini administrative neproductive, reducând dramatic eficiența funcției.”
Prezentați Soluția
Aceasta ar trebui să fie o declarație simplă pentru a vă defini proiectul. Acest lucru îi permite cititorului să înțeleagă ce propui.
„Intenționăm să implementăm un sistem HRMS automat pentru a reduce administrarea manuală la jumătate”.
Furnizați informații de sprijin
Problema și soluția nu vă vor justifica proiectul în fața părților interesate și a factorilor de decizie, așa că trebuie să furnizați nivelul corect de informații pentru a le permite să susțină recomandarea dvs.
Exemple de tip de informații pe care ar trebui să le utilizați:
- Cererea pieței – Nu întotdeauna este cel mai puternic argument, dar dacă puteți demonstra că toți concurenții dvs. implementează sisteme similare, sugerează cu siguranță că ar putea merita luat în considerare în organizația dvs.
- Nevoie de afaceri – În acest exemplu, nevoia de afaceri este clară, echipa de HR își petrece cea mai mare parte a timpului de lucru pe sarcini nespecializate și asta costă bani.
- Cererile clientului – pentru ce urlă clienții tăi? Nu uitați să includeți clienții interni, precum și pe cei externi.
- Progresul tehnologic – ce se întâmplă în lumea din jurul tău, există cazuri convingătoare de spus în ceea ce privește modul în care se dezvoltă IT și sistemele?
- Legal – Nu uitați de obligația importantă față de lege, dacă puteți demonstra că proiectul dvs. aduce conformitate sau ușurează respectarea acelor cerințe, aveți un caz mai solid.
Scrierea unui caz de afaceri sau a unei justificări a proiectului este o parte esențială a procesului mai amplu de definire a domeniului de aplicare al proiectului. În mod ideal, ar trebui să scrieți acest lucru la începutul ciclului de viață al proiectului pentru a vă ajuta să obțineți finanțare și sprijin. De asemenea, vei putea identifica clar obiectivele sarcinii tale, astfel încât membrii echipei să aibă un mesaj clar de luat.