. . .

Organizați sistemul de e-mail pentru o mai bună gestionare a timpului

Prea mulți profesioniști în afaceri pierd timp prețios verificându-și în mod constant e-mailurile. De asemenea, trimiterea de e-mailuri poate dura mai mult decât este necesar. Practicați organizarea e-mailului și gestionarea timpului pentru a economisi timp atunci când lucrați cu e-mailul.

Rețineți că fiecare e-mail nu trebuie citit când vine. Pentru majoritatea oamenilor, verificarea e-mailului de afaceri se poate face de trei ori în timpul zilei – când vin la începutul turei, înainte sau după prânz și înainte de a pleca de la serviciu pentru ziua. Cu toate acestea, este posibil ca persoanele aflate într-un serviciu de asistență pentru clienți să fie nevoie să-și verifice e-mailul din oră, cum ar fi la începutul fiecărei ore, mai degrabă decât în ​​fiecare minut al zilei. Vechea regulă de gestionare a timpului pentru răspunsul la întrebări era în termen de 24 de ore, cu toate acestea, odată cu progresele tehnologice de astăzi, până la sfârșitul zilei lucrătoare sau fiecare tură de lucru poate fi o practică mai bună.

Dacă un e-mail nu va primi răspuns în aceeași zi în care este citit, deoarece necesită mai mult timp de gândire decât i se poate acorda în prezent, utilizați funcția de memento sau ticker din sistemul de e-mail, indicând un termen limită, astfel încât cerința de răspuns să nu fie uitat. Dacă e-mailul nu indică o dată limită, cereți-o sau cel puțin informați expeditorul când s-ar putea aștepta la un răspuns bine gândit. De asemenea, poate dura puțin mai mult timp la compunerea e-mailurilor, dar poate economisi timp și confuzie mai târziu, dacă atunci când trimiteți e-mailuri de afaceri, trebuie respectată eticheta de e-mail profesională.

Deși este adevărat că nu este nevoie să verifici la e-mail la fel de des, nimeni nu ar trebui să-și lase căsuța de e-mail să se umple prea mult. O căsuță de e-mail completă durează mai mult timp pentru a se șterge în viitor. Dacă un e-mail necesită un răspuns, nu lăsați oamenii să aștepte prea mult timp pentru un răspuns. Dacă nu necesită un răspuns, decideți dacă este necesar să păstrați e-mailul sau să îl aruncați imediat la gunoi. Curățați întotdeauna căsuța de e-mail la sfârșitul fiecărei zile, la ora stabilită. De asemenea, dacă golirea dosarului de gunoi nu este configurată într-un interval de timp automat, goliți-l și la sfârșitul fiecărei zile.

Când păstrați e-mailurile pentru referințe ulterioare, asigurați-vă că ați creat dosare pentru a le depune. Crearea de foldere pentru proiecte sau echipe active facilitează preluarea rapidă a comunicărilor importante și redirecționarea lor atunci când este necesar. De asemenea, este ușor să eliminați rapid toate acele e-mailuri vechi atunci când proiectul este finalizat sau echipa este dizolvată prin ștergerea dosarului. Unele instrumente de e-mail permit trimiterea de e-mailuri de la anumite persoane direct într-un dosar pentru a verifica sarcinile proiectului într-un timp stabilit în timpul zilei de lucru. Nu numai că folderele pot fi configurate și trimiterea de e-mailuri către ei cu informațiile despre expeditor, este de asemenea posibilă filtrarea e-mailurilor în foldere specifice pe baza unui cuvânt din linia de subiect.

Ca sfat final pentru economisirea timpului, atunci când trimiteți în mod regulat e-mailuri în masă către un anumit grup sau echipă de oameni, luați în considerare adăugarea adresei de e-mail într-un ID de grup pentru a face completarea câmpului „Către” pentru mesajele trimise mai rapid. Așadar, exersați o organizare mai bună a e-mailului și o gestionare îmbunătățită a timpului lucrând cu e-mailul. Nu fi unul dintre acei profesioniști care pierd timp prețios verificând e-mailurile mai des decât este necesar.

NOTE: Pentru informații despre eticheta prin e-mail, vă rugăm să consultați articolul intitulat „Încurajarea etichetei prin e-mail – lucruri de făcut și de evitat”. Pentru mai multe detalii despre ID-urile de grup, consultați articolul intitulat „Trimiteți mai repede e-mailurile folosind numele grupurilor ca adrese”.