. . .

Managementul îmbunătățit al timpului include stabilirea a trei priorități

Toată lumea caută modalități de a îmbunătăți gestionarea timpului. Fie că este vorba de conducerea unei organizații care caută îmbunătățirea afacerii sau de o persoană care caută modalități de a-și petrece mai bine timpul, gestionarea timpului este importantă pentru ambele. O mai bună gestionare a timpului poate fi atinsă dacă obiectivele au fost stabilite și apoi toate lucrările viitoare sunt prioritizate în funcție de modul în care se deplasează individul sau organizația către atingerea obiectivelor.

Există multe metode prioritare de gestionare a timpului. Cele mai populare sunt metoda A, B, C și clasarea numerelor în funcție de ordinea în care trebuie făcute sarcinile. Ambele metode încurajează să privim lucrurile care se apropie de îndeplinirea obiectivelor importante ca prioritate cea mai mare de stabilit. Lucrurile care nu au legătură cu obiectivele ar avea o prioritate mai mică. Iată o descriere a celor trei priorități și a modului în care acestea se raportează la practicile generale de gestionare a timpului.

  • Înalt elementele prioritare (rang A sau 1) sunt acele sarcini, proiecte și numiri care dau cele mai mari rezultate în realizarea obiectivelor individuale sau organizaționale. Pentru persoane fizice, acest lucru ar putea fi legat de obiectivele de avansare în carieră sau de creștere a afacerilor mici și de legături direct cu promisiunile făcute clienților sau colegilor sau ar putea fi fără legătură cu locul de muncă, cum ar fi mai multe obiective și promisiuni legate de familia sau timpul liber. Pentru organizații, acest lucru ar fi probabil legat de profituri crescute, afaceri noi, proiecte cheie și alte elemente strategice de afaceri. Elementele cu prioritate ridicată ar trebui să fie prima activitate planificată pentru fiecare zi și blocată într-un timp care se încadrează în perioada de vârf a performanței individuale.
  • Mediu elementele prioritare (rangul B sau 2) sunt acele sarcini, proiecte și numiri standard zilnice, săptămânale sau lunare care fac parte din munca care trebuie făcută pentru a menține status quo-ul. Pentru indivizi, acest lucru s-ar referi la îndeplinirea muncii lor standard și ar putea însemna să meargă la activități programate în familie sau în afara grupului, așa cum era de așteptat. Pentru organizații, acestea sunt articole de afaceri de zi cu zi, cum ar fi întâlniri de proiect, reducerea costurilor, precum și activități administrative regulate, de vânzări și de producție. Lucrările cu prioritate medie sunt programate după sau între funcții cu prioritate ridicată, deoarece această muncă nu necesită niveluri ridicate de concentrare, se poate face în perioadele fără vârf atâta timp cât este finalizată în termen.
  • Scăzut elementele prioritare (rang C sau 3) sunt acele sarcini, proiecte și posibile numiri care sunt plăcute de făcut, pot fi amânate până la altă dată și nu vor afecta direct obiectivele sau practicile standard de lucru. Pentru indivizi, acest lucru ar putea însemna să învețe o nouă abilitate sau să înceapă un nou hobby care poate părea idei bune, dar nu are legătură directă cu cele mai dezirabile obiective personale. Pentru organizații, aceasta ar putea fi curățarea fișierelor vechi sau evaluarea proceselor de lucru existente care în prezent funcționează suficient de bine.

Nu contează dacă metodele prioritare de gestionare a timpului, cum ar fi A, B, C, numerotarea sau pur și simplu marcarea mare, medie, scăzută folosind o metodă de codare sau colorare personalizată. Contează doar că practica nu are mai mult de trei priorități utilizate pentru a se apropia de îndeplinirea obiectivelor importante. Mai mult de trei niveluri de prioritate îl pot bloca pe managerul de timp în procesul de prioritizare, mai degrabă decât să facă o muncă valoroasă.

Fie că este managementul unei organizații sau o persoană care caută modalități de a-și folosi mai bine timpul, gestionarea timpului este importantă pentru ambii. Oricine caută modalități de îmbunătățire a managementului timpului, va beneficia de stabilirea și respectarea unei metode de stabilire a priorităților pentru finalizarea lucrărilor pentru atingerea obiectivelor.