. . .

Întâlniri eficiente: de ce majoritatea întâlnirilor sunt o pierdere de timp

Indiferent dacă compania dumneavoastră ține o întâlnire pe săptămână sau zeci de întâlniri pe zi, este esențial ca acest timp să fie folosit eficient și eficient. Cele mai multe întâlniri sunt mai puțin eficiente decât ar putea fi nu pentru că sunt prost gestionate, ci pentru că managerii de întâlniri își petrec tot timpul concentrându-se pe una sau două ore în care oamenii vor fi adunați în jurul mesei de conferință sau al ecranului video. Managerii inteligenți de întâlnire știu că acțiunile pe care le întreprindeți în cele trei zile imediat înainte de întâlnire sunt mult mai importante decât întâlnirea în sine.

Când începe întâlnirea ta

Cheia pentru ca întâlnirea să fie reușită începe cu mult înainte de ora programată de începere a întâlnirii. Așa cum orice sportiv știe importanța întinderii înainte de a face exerciții, managerii de întâlnire de nivel superior știu că modul în care îți petreci timpul în săptămâna anterioară unei întâlniri este la fel de important sau mai important decât ora întâlnirii în sine.

Semnele comune că un manager a petrecut prea mult timp concentrându-se asupra întâlnirii în sine și nu suficient timp concentrându-se pe activitatea care a precedat întâlnirea includ persoane care vin la întâlnirile tale nepregătite, câțiva oameni care sugerează multe dintre idei și un model consecvent de grăbindu-te prin punctele din partea de jos a agendei tale.

Roger Burns, un veteran de 30 de ani în întâlniri la nivel înalt, descrie astfel: „De multe ori primele 20 sau 30 de minute ale întâlnirilor noastre erau petrecute cu oameni răsfoind documentele pe care le-am trimis cu o săptămână în urmă. nu era pregătit și nu aveam idee ce întrebări aveam să pun în următoarele minute.”

Dacă sunteți ca mulți, aceste simptome apar mai des decât nu. Deci, ce trebuie să facă un manager de întâlnire? Cum poți evita aceste capcane comune? Răspunsul este simplu, dar începe cu o săptămână întreagă înainte ca întâlnirea să fie programată să înceapă.

Cei trei P-uri ai întâlnirilor de succes: pregătire, participare, prioritizare

Deși o întâlnire de succes necesită un facilitator calificat, aceasta este doar o parte a puzzle-ului. La fel de importantă este și activitatea care a avut loc înainte de întâlnire.

Primul P: Pregătirea

Utilizarea eficientă a timpului de întâlnire se bazează pe faptul că toate părțile sunt pregătite să participe. Aceasta înseamnă că fiecare persoană prezentă a citit deja materialele întâlnirii înainte de a avea loc întâlnirea. În plus, participanții la întâlnire ar trebui să primească întrebările care vor fi discutate înainte de întâlnire.

Din punct de vedere istoric, majoritatea întâlnirilor încep cu președintele care pune o întrebare celor prezenți. De exemplu, dacă ați organiza o întâlnire de planificare strategică, o întrebare bună ar putea fi: „Care credeți că sunt punctele forte ale organizației noastre?” În acest moment, discuția se mișcă în jurul mesei, fiecare persoană având două minute pentru a procesa întrebările, a veni cu o soluție inteligentă și a exprima soluția în mod coerent grupului.

Problema cu această metodă este că majoritatea ideilor bune nu vin în acele două minute. Ideile bune vin în timp ce conduci la serviciu, în timp ce adormi, în timp ce ești sub duș – chiar în momentele în care probabil nu te afli cu colegii tăi la o întâlnire. (Cu excepția cazului în care vă organizați în mod obișnuit întâlnirile în vestiarul companiei!) A oferi întrebările pe care le veți adresa fiecărui participant la întâlnire înainte de întâlnire este esențială pentru a obține cele mai bune idei de la participanții dvs. De asemenea, le oferă un motiv pentru a citi materialele pe care le-ați distribuit înainte de întâlnire.

Cel mai bun moment pentru a distribui materialele și întrebările este cu trei până la șapte zile înainte de întâlnire. Acest lucru oferă participanților șansa de a se gândi la probleme și întrebări, dar nu suficient de mult pentru a uita ideile lor bune și de ce le-au plăcut. Rambursarea aici este rapidă și evidentă. Veți obține mai multe realizări în mai puțin timp – economisind bani organizației dvs. și permițându-vă să vă implementați ideile mai rapid.

Al doilea P: Participarea

Obținerea celor mai bune idei de la cei mai buni oameni ai tăi este esențială pentru ca întâlnirea ta să aibă succes. Cealaltă jumătate a acestei ecuații este de a obține o bază largă de participare, astfel încât să existe o proprietate asupra soluției, mai degrabă decât resentimente.

Dacă aceste două elemente sunt atât de importante pentru întâlnirile de succes, de ce este atât de rar să se întâmple simultan? Primul motiv pentru care se întâmplă rar este pentru că cei mai buni oameni de idei sunt adesea cei mai ocupați. De multe ori acești oameni de mare valoare care sunt ca niște mașini de floricele pline de idei sunt deja programați pentru alte întâlniri atunci când îți alegi orele de întâlnire. Deși uneori este posibil să vă reprogramați întâlnirea pentru a satisface disponibilitatea acestora, este imposibil să vă adaptați de fiecare dată și pentru fiecare nevoie.

Al doilea motiv pentru care rareori ai cea mai bună idee ca oamenii să participe și să aibă o bază largă de proprietate, în același timp, are de-a face cu dinamica din cadrul întâlnirilor. Fiecare persoană din cadrul organizației dumneavoastră este conectată în mod diferit și pentru fiecare persoană care se simte confortabil să-și exprime și să susțină idei într-o întâlnire, există alții care nu au acest dar. Pentru cei care se pricep la manevre verbale, obținerea de sprijin la o întâlnire este ca un sport. Pentru cei care se simt mai puțin confortabil în acest mediu, susținerea unei poziții poate simți ca o tortură. În mod clar, este nevoie de un loc care să permită tuturor șansa de a participa la soluție într-un mod care să nu fie amenințător, democratic și care construiește dreptul de proprietate direct în proces.

Nu subestimați valoarea acestei participări sporite. Ideile, inițiativele și chiar directivele care sunt privite ca având o bază largă de sprijin sunt implementate mai rapid și cu un nivel mai ridicat de calitate. În plus, obțineți idei mai bune atunci când participă mai mulți oameni – mai ales când cei care participă sunt cei mai apropiați de acțiune, nu cei incubați în birourile lor executive. Toate acestea vă ajută să inovezi mai repede decât concurența, să ajungi mai repede pe piață cu ideile tale și să câștigi bătălia calității constante.

Al treilea P: prioritizarea

Într-o lume perfectă, am avea timp nelimitat în fiecare zi pentru a face totul. Din păcate, trăim la ceas în fiecare zi. Prea des întâlnirile noastre sunt pline de puncte de pe ordinea de zi plasate acolo în ordinea în care au apărut pe biroul nostru sau în ordinea în care le-am notat pe un bilețel galben în timp ce eram la telefon, fără niciun nivel de importanță sau urgență.

Cei mai buni manageri de întâlniri înțeleg că toate punctele de pe o agendă nu merită aceeași pondere și prioritizează problemele începând cu cele mai urgente. Acest lucru vă permite să vă dedicați cele mai bune minute celor mai importante articole.

Din păcate, prioritățile liderului nu sunt întotdeauna prioritățile echipei. Există de multe ori când rank and file au o problemă arzătoare care a trecut complet de management. Liderii de întâlniri eficienți au un sistem în vigoare pentru a identifica și aborda doar astfel de probleme.

Beneficiul de a avea un astfel de sistem este o productivitate crescută în cele mai importante zone ale dumneavoastră. Concentrând atenția tuturor asupra problemelor care sunt cele mai importante pentru succesul dumneavoastră, veți observa rapid o scădere a activității fără valoare adăugată și o profitabilitate crescută pentru eforturile dumneavoastră.

Un nou set de instrumente

Acum, că ne-am schimbat atenția de la întâlnirea de o oră la săptămâna completă premergătoare unei întâlniri – trebuie adăugat un set complet nou de instrumente la cutia dvs. de instrumente.

Există o multitudine de instrumente deja prezente și luate în considerare pentru a vă ajuta cu întâlnirea propriu-zisă: de la flip chart la tabele electronice albe, de la video-conferințe la cel mai recent software de colaborare care permite unui grup de persoane să editeze un document din locații din întreaga lume, companiile s-au păstrat la curent cu o varietate de soluții de întâlnire electronică.

Un instrument nou pentru acest sector de piață este ehuddle. Ehuddle este un instrument bazat pe internet folosit de companii înaintea și după întâlnirea pentru a crește eficacitatea întâlnirilor. Inițiat printr-un simplu e-mail către participanții la întâlnire, ehuddle permite tuturor celor care sunt invitați la întâlnire să vadă întrebările care vor fi adresate, să facă brainstorming posibile răspunsuri și să evalueze o listă de soluții posibile. Toată această activitate are loc în zilele premergătoare întâlnirii, asigurându-se că participanții sunt pregătiți pentru întâlnire – s-au gândit deja la problemele importante și au evaluat reciproc posibilele soluții.

Ehuddle utilizează un format online proprietar care este anonim și democratic. Acest lucru nu numai că permite membrilor comitetului dumneavoastră care nu au putut participa la întâlnire să ofere contribuții, ci creează și un mediu în care nimeni nu se teme să sugereze idei. Proprietatea este inclusă în proces, deoarece toată lumea a avut o mână de ajutor în evaluarea fiecărei soluții.

Managerii de întâlniri inteligenți folosesc chiar instrumente precum ehuddle pentru a seta o parte din agendă. Permițând să-și ierarhească membrii oricărui grup să facă brainstorming și să ierarhească problemele care sunt importante pentru ei, agenda reflectă automat nevoile organizației.

Rentabilitatea investiției pentru instrumente precum ehuddle se realizează rapid. Managerii recunosc banii pierduți în întâlnirile neoptimizate, nivelurile scăzute de participare și activitatea distrasă. Combinați acest lucru cu productivitatea crescută, identificarea și rezolvarea mai rapidă a problemelor și timpul de comercializare mai rapid pe care instrumentul îl aduce și veți vedea rapid că aceștia sunt bani bine cheltuiți.

Utilizarea acestui set complet de instrumente înainte de o întâlnire permite liderului să intre în sala de conferințe sau video-conferință sigur că au fost puse bazele pentru o întâlnire de succes.