. .

Cinci trucuri de gestionare a timpului pe care managerii le folosesc

Te-ai întrebat vreodată de ce managerul tău pare să facă atât de multe fără să pară să facă multă muncă? Nu este că ei nu fac nimic; mai mult pentru că fac lucrurile bine. Dacă vă faceți timp să vă observați managerul, probabil îl veți observa că face cinci lucruri pe care este posibil să nu le faceți. Aceste cinci lucruri sunt trucuri simple pentru gestionarea de succes a timpului la birou.

  1. Gestionați ceea ce ajunge în inbox. Ar trebui să efectuați un audit al tipului de lucruri care ajung în căsuța dvs. de e-mail, fie că este pe hârtie sau electronic. Este posibil să fiți copiat pe informații pe care nu trebuie să le vedeți, dacă da, cereți să fiți eliminat din lista de distribuție. S-ar putea să vedeți lucruri care necesită acțiune, dar nu sunt în domeniul dvs. de calificare sau responsabilitate, dacă da, transmiteți informațiile persoanei potrivite și, eventual, sugerați-i să solicite înlocuirea numelui dvs. cu al lor în viitoarea corespondență. Asta ar trebui să lase doar ceea ce trebuie să știi sau pentru care trebuie să acționezi. Pentru elementele rămase, acționați asupra lor într-un fel, astfel încât să nu aveți nevoie să continuați să reveniți la ele.
  2. Păstrați biroul curat. Dezordinea vă distrage atenția și face dificil să găsiți ceea ce aveți nevoie atunci când aveți nevoie. Pune fotografii și suveniruri pe un raft sau pe un panou, nu pe birou. Fă-ți un obicei din a pune totul deoparte înainte de a pleca pentru o zi sau de a ieși la prânz, astfel încât să te întorci într-o zonă curată de lucru. Dezvoltați un sistem de evidență care funcționează pentru lucrurile pe care doriți să le păstrați. Apoi, imediat reciclați sau aruncați la gunoi lucrurile pe care nu trebuie să le păstrați.
  3. Mergeți la prânz mai devreme sau mai târziu de prânz. Majoritatea oamenilor merg la prânz la prânz, așa că va fi întotdeauna pierdut timp stând la coadă pentru a obține o masă, a aștepta comanda de mâncare, așteaptă cecul și a plăti, plus trafic către și dinspre locația în care mănânci. Nu contează dacă ieși sau mănânci în cantina companiei; amiaza este întotdeauna o oră aglomerată. În schimb, mergeți la 11:00 sau 13:00 pentru a obține o experiență de prânz mai rapidă și mai liniștită.
  4. Urmăriți cine întrerupe și de ce. Dacă știți cine trece mereu pentru a pune întrebări sau doar pentru a vorbi, atunci puteți lucra împreună pentru a reduce întreruperile inutile. Acest lucru va funcționa pentru amândoi pentru a vă gestiona mai bine timpul. Împreună ar trebui să stabiliți 10-15 minute pentru a vă întâlni o dată sau de două ori pe zi, în loc să aveți mai multe întreruperi în timpul zilei de lucru. Deoarece stabiliți întâlniri scurte, puteți sta în timpul întâlnirii pentru a vă asigura că nu durează mai mult.
  5. Pregătiți-vă pentru întâlniri. Adunați tot ce aveți nevoie pentru întâlnirea la care participați sau la care conduceți. Pune întâlnirea în calendar cu 5-10 minute înainte și câteva minute după. În minutele dinainte, ai timp să te pregătești și să ajungi acolo la timp. În minutele ulterioare, puteți trece la orice acțiune primită de la întâlnire. De asemenea, asigurați-vă că întâlnirea are o agendă, astfel încât timpul tuturor să fie folosit eficient când sunteți cu toții împreună. Dacă nu vi s-a trimis o ordine de zi, cereți-o înainte de începerea întâlnirii.

Acum că ați trecut în revistă cele cinci trucuri de gestionare a timpului pe care majoritatea managerilor le folosesc cu succes, veți lua în considerare și să le folosiți? Dacă aplici aceste concepte simple în munca ta de la birou, ar trebui să vezi că și tu poți face mai mult.