. . .

Cinci sfaturi pentru economisirea timpului folosind computerul pentru gestionarea informațiilor

Toată lumea caută mai mult timp pentru a face lucrurile pe care le doresc și trebuie să le facă. O modalitate de a obține mai mult timp este să petreceți mai puțin timp pe sarcini care ar putea fi realizate mai bine și mai ușor folosind o altă metodă. De exemplu, folosirea cu înțelepciune a unui computer poate reduce considerabil timpul petrecut în căutarea informațiilor sau în îndeplinirea sarcinilor repetitive. Aproape toată lumea are acces la un computer și majoritatea computerelor vor avea una sau mai multe aplicații care economisesc timp. Iată doar câteva idei despre cum computerul poate economisi timp.

1. Folosiți foi de calcul pentru a crea liste, pentru a construi bugete și pentru a urmări mai multe articole.

Foile de calcul au funcții încorporate pentru a facilita matematica fără un calculator. Dacă sunt folosite și funcțiile bazei de date, informațiile stocate în foaia de calcul pot fi vizualizate în mai multe moduri.

2. Folosiți formulare standardizate și liste de verificare pentru munca și planificarea care este repetitivă.

Acest lucru economisește timp, deoarece o parte din gândire este scoasă din proces. În loc să încerce să-și amintească totul, formularul sau lista de verificare acționează ca un prompt pentru informațiile necesare.

3. Folosiți e-mailul în loc de telefon pentru a economisi timp și pentru a crește precizia.

A preciza ceea ce este necesar sau a transmite mesajul într-un e-mail este mai rapid decât a ridica telefonul și a reda eticheta telefonului sau a lăsa un mesaj vocal neplanificat. De asemenea, oferă posibilitatea de a verifica ortografic și de a revizui textul înainte de a fi trimis pentru a evita posibile confuzii.

4. Utilizați o bază de date de gestionare a contactelor pentru o căutare rapidă a informațiilor cheie despre persoane.

Bazele de date de gestionare a contactelor au informații despre adrese, note și capabilități de memento pentru a ține pasul cu clienții, furnizorii și alte persoane cheie. Majoritatea instrumentelor de e-mail sau calendar au o bază de date de mini-contact încorporată numită agendă, care permite salvarea numelui și a ID-ului de e-mail. Multe includ, de asemenea, numărul de telefon, compania, titlul și zonele în care pot fi introduse alte date. Utilizarea unei baze de date de contacte reduce timpul necesar pentru a crea e-mailuri și previne greșelile de scriere.

5. Folosiți litere formular într-o aplicație de procesare a textului pentru a reduce timpul petrecut în dezvoltarea unor comunicări similare.

Prin crearea de scrisori formular, timpul petrecut cu trimiterea aceluiași tip de scrisori, note și e-mailuri poate fi redus foarte mult. Dacă aplicația are un utilitar de îmbinare, poate fi, de asemenea, capabilă să adauge nume și alte date în documentele tipărite folosind o bază de date de gestionare a contactelor sau un tabel de date. Utilizați, de asemenea, gramatica și verificarea ortografică a mesajelor înainte de a copia/lipi sau trimite la un instrument de e-mail. Pentru e-mailurile în care nu este disponibilă o aplicație de procesare a textului, salvați e-mailul standard în folderul „schiță”, apoi editați informațiile cheie înainte de a face clic pe trimitere.

Dacă este greu să aflați ce face o aplicație, încercați să utilizați funcția „Ajutor” care se află de obicei în bara de meniu de sus a aplicației. Dacă este necesară pregătirea calculatorului pentru a vă simți confortabil în utilizarea instrumentelor menționate, atunci investiți timpul cu înțelepciune urmând un curs sau citind o carte. Poate dura ceva timp, dar începerea explorării opțiunilor bazate pe computer pentru utilizarea înțeleaptă a timpului poate fi cea mai bună opțiune pentru o gestionare îmbunătățită a timpului în viitor.

Data viitoare, înainte de a căuta informații, verificați acel computer și vedeți care dintre aceste câteva idei sunt disponibile. Apoi, găsiți mai mult timp pentru a realiza lucrurile dorite și necesare, petrecând mai puțin timp pe sarcini repetitive care ar putea fi făcute mai bine și mai ușor folosind computerul. Tine minte; nu lăsați timpul disponibil să se piardă ori de câte ori există o altă metodă de încercat.