. .

Cinci sfaturi de gestionare a timpului pentru planificarea zilei

Poate fi greu să găsești timpul de care ai nevoie pentru a face totul. Luați în considerare să faceți câteva lucruri cheie în loc să încercați să faceți totul. Pentru a face acest lucru, începeți cu 5 idei simple pentru gestionarea timpului, care includ notarea lucrurilor, prioritizarea sarcinilor, revizuirea întâlnirilor, blocarea timpului pentru a finaliza lucrurile și rămânerea flexibilă în planurile dvs. Mai jos sunt aceste cinci idei cu sfaturi pentru a vă face planificarea mai eficientă.

1. Notează tot ce trebuie să faci în același instrument.

Managerii grozavi de timp țin întotdeauna la îndemână o listă de „de făcut” pentru a nota elemente de acțiune, sarcini de lucru, activități de proiect și idei care le vin în minte. Lista sarcinilor trebuie păstrată într-o locație convenabilă, cum ar fi un notebook, un sistem de planificare sau într-un sistem electronic. Dacă continui să adaugi mereu la lista ta, vei ști ce trebuie făcut, deoarece poți găsi lista ori de câte ori începi să planifici ce să faci în fiecare zi.

2. Revizuiește-ți sarcinile și prioritizează elementele la aceeași oră în fiecare zi.

Acest lucru se poate face în dimineața datei în care intenționați să lucrați la articole sau în seara unei zile înainte pentru articolele de mâine. Stabiliți prioritățile pentru fiecare articol. Cum ar fi articole de mare sau trebuie făcute pentru zi, articole de nivel mediu sau afaceri de zi cu zi și lucruri cu prioritate scăzută care pot fi amânate până la altă dată.

3. Privește lista ta de întâlniri pentru ziua respectivă și stabilește care sunt importante de făcut în această zi.

Planificați ceea ce aveți nevoie pentru întâlnirile importante pe care trebuie să le păstrați, astfel încât să aveți totul pregătit înainte de începerea întâlnirii, deoarece acest lucru va economisi timp în timpul programării. Asigurați-vă că includeți hârtie și pix pentru a lua notițe sau a scrie acțiunile. Apoi determinați ce trebuie să faceți cu întâlnirile pe care nu le puteți păstra, cum ar fi anularea unei date de prânz sau trimiterea unui înlocuitor la o întâlnire.

4. Programează-ți blocuri de timp în ziua ta pentru a lucra pe lista ta de lucruri de făcut.

Programați articole cu prioritate înaltă la ora de vârf, când sunteți de obicei cel mai atent și alert. Apoi programați articolele cu prioritate medie în timpul rămas sau după programări. Ori de câte ori este posibil, programați articole și comisioane similare, toate în același bloc de timp. De exemplu, planificați să efectuați toate apelurile efectuate în aceeași oră sau să citiți și să răspundeți la e-mailuri timp de două blocuri mici de timp în fiecare zi. Concentrarea timpului petrecut la telefon sau cu e-mailul, va reduce de fapt întreruperile pe care le provoacă de obicei atunci când lucrați la alte elemente cheie care au fost blocate pentru perioadele dvs. de vârf.

5. Permiteți flexibilitate în programul dvs. Cu alte cuvinte, nu vă exagerați.

Într-o perioadă de opt ore, ar trebui să planificați doar 6 ore de lucru și întâlniri cu prioritate medie până la mare. În acest fel, planul dumneavoastră nu este perturbat foarte mult dacă apare o situație de urgență sau de criză pe care trebuie să o gestionați. Dacă apare puține lucruri în timpul flexibilității, atunci puteți lucra la altceva de pe lista dvs. de activități care nu făcea parte din planul inițial sau vă puteți acorda câteva minute de timp liber pentru a vă relaxa și a reduce stresul sau puteți folosi timpul pentru a gândi creativ. .

Aceste cinci idei și sfaturi vă vor face planificarea mai eficientă și ar trebui să deveniți mai eficient folosindu-le pe măsură ce trece timpul. Amintiți-vă că nu puteți face totul, așa că concentrați-vă pe a face lucruri cheie notându-le, prioritizează sarcinile, revizuind întâlnirile, blocând timpul pentru lucru la elementele importante și rămânând flexibil. Veți descoperi că gestionarea timpului va deveni mai ușoară cu timpul și practica.