. .

10 pași pentru un management eficient al timpului

Nu există niciodată suficient timp pentru a realiza totul. Dar prea des nu folosim bine timpul pe care îl avem. Dacă vă simțiți copleșit de munca pe care trebuie să o finalizați sau pur și simplu rămâneți fără timp, încercați să încorporați cel puțin 5 dintre aceste sfaturi în viața de zi cu zi.

1. Cunoaște-ți prioritățile. Înainte de a vă putea gestiona timpul, trebuie să vă construiți o imagine clară a ceea ce doriți să realizați față de ceea ce trebuie să delegați sau să amânați.

2. Programează-ți timp în calendar. Tu deții controlul asupra modului în care îți petreci timpul. Asigurați-vă că modul în care vă petreceți timpul este în concordanță cu prioritățile și preferințele dvs. Programați timp regulat pentru a vă finaliza acțiunile. Alocați anumite perioade ale zilei pentru a accepta, iniția și returna apeluri. Alocarea timpului pentru prioritățile tale în timpul zilei te va asigura că viața ta nu va fi depășită de prioritățile altora.

3. Ține-ți biroul organizat. Dezordinea în jurul tău contribuie la un sentiment de copleșire, îți distrage atenția de la concentrarea asupra sarcinii în mână, precum și te costă timp atunci când cauți prin grămezi de hârtie. La sfârșitul fiecărei zile, ia 5 minute pentru a-ți organiza biroul.

4. Dezvoltați un sistem de fișiere fierbinte pentru lucrările active pe birou. Creați fișiere fierbinți pentru hârtia pe care le-ați păstra în mod normal pe suprafața biroului dvs. Lista de foldere de mai jos a funcționat constant pentru mulți dintre clienții noștri, dar utilizați un sistem care va funcționa pentru dvs. Puteți folosi fie o cutie de fișiere extensibilă pe care o păstrați pe birou, fie unul dintre sertarele biroului cu fișiere. Odată ce aveți sistemul, curățați-vă biroul și angajați-vă să îl păstrați clar.

  • AZI pentru că lucrările legate de muncă vor fi finalizate astăzi.
  • SĂPTĂMÂNA ACEASTA pentru lucrările legate de muncă care urmează să fie finalizate în această săptămână.
  • CITEȘTE pentru lucruri pe care trebuie să le citești (Ia asta cu tine când călătorești)
  • TRANSMITERE VERBALĂ pentru lucrările pe care trebuie să le transmiteți altcuiva cu un mesaj verbal.
  • IDEI pentru o listă de idei și orice informații de referință relevante. Când vă gândiți la o idee bună, asigurați-vă că o notați pe această listă, astfel încât să nu fie uitată. Consultați acest fișier atunci când rezolvați probleme sau planificați.
  • LISTA DE ACȚIUNI pentru lista dvs. de acțiuni, consultați #5.
  • DEPOSARE pentru orice altceva.

5. Păstrați o singură listă de acțiuni. Păstrați o listă principală a acțiunilor dvs. deschise cu datele de finalizare estimate. La sfârșitul zilei, transferați orice acțiuni noi în această listă, actualizați acțiunile finalizate și revizuiți calendarul pentru a planifica acțiunile care urmează să fie finalizate în ziua următoare.

6. Păstrați tava de intrare și căsuța de e-mail goale. Păstrați-vă tava de intrare goală, depunând imediat un dosar pentru a încuraja oamenii să plaseze articolele în tava de intrare și nu pe birou sau scaun. Păstrați-vă căsuța de e-mail goală, revizuindu-vă e-mailul în mod regulat și fie răspunzând la e-mailuri care durează mai puțin de un minut pentru a scrie, fie mutând e-mailul într-un dosar „Acțiuni” cu care vă ocupați atunci când aveți mai mult timp.

7. Reduceți întreruperile. Configurați și comunicați instrucțiuni despre când puteți și nu puteți fi întrerupt, apoi respectați-le. De exemplu, ați putea decide să nu răspundeți la telefon în timp ce lucrați la un anumit proiect sau, dacă puteți închide ușa unui birou, spuneți tuturor că acest lucru înseamnă că nu puteți fi întrerupt și stabiliți o oră regulată în care aveți o politică de uși deschise. .

8. Sub-angajare și supra-livrare. Mulți dintre noi avem prea multe cerințe ale timpului nostru pentru că ne angajăm prea mult. Învățați să setați termene limită realizabile examinând lista de acțiuni curente înainte de a vă ocupa de o nouă sarcină. Acordă-ți mai mult timp decât crezi că vei avea nevoie atunci când te angajezi într-o acțiune. Spune NU atunci când este cazul. Amintiți-vă că oamenii ar prefera să spuneți că nu puteți face ceva, apoi fie să livrați cu întârziere, fie să nu livrați deloc. Spunând nu, le oferiți oportunitatea de a găsi o altă modalitate de a face lucrurile.

9. Gândește-te pe termen lung, nu pe termen scurt. Veți lua diferite decizii în funcție de obiectivul prin care vedeți orice întrebare, cerere, dilemă. Oamenii se angajează adesea în proiecte pentru că pare bine pe termen scurt. (Nu vreau să dezamăgești un coleg, vrea să impresioneze un șef, vrea să arate ca un erou etc.) Ține cont de întreaga imagine, precum și de implicațiile pe termen lung înainte de a te angaja.

10. Finalizați o revizuire săptămânală și clarificați. Aceasta este o sarcină grozavă de vineri după-amiază. Programați 30 de minute în calendar în fiecare săptămână pentru a finaliza această revizuire. De ce să nu încerci asta vineri.

  • Ștergeți hârtiile de pe birou și din tavă folosind sistemul detaliat mai sus.
  • Arhivați documentele din secțiunea de arhivare a dosarelor de birou.
  • Procesează-ți notele. Examinați înregistrările din jurnal, notele întâlnirilor și notele diverse și transformați-le în elemente de acțiune adecvate.
  • Examinați calendarul de săptămâna trecută pentru acțiunile rămase și actualizați lista de acțiuni.
  • Verificați-vă e-mailul pentru elemente de acțiune, articole „în așteptare” și așa mai departe.
  • Examinați lista de acțiuni și bifați toate acțiunile finalizate.
  • Efectuați toate sarcinile obișnuite de întreținere, de exemplu, faceți backup pentru computer, instalații de apă…
  • Ștergeți-vă capul notând ideile, programând în calendar acțiunile pe care trebuie să le finalizați, revizuiți-vă calendarul pentru săptămâna viitoare și planificați-vă timpul.