În cartea sa „The 7 Habits of Highly Effective People” Stephen Covey vorbește despre modul corect de a delega altor oameni. Dacă faceți bine delegarea, veți obține o creștere extraordinară a capacității dvs. de a livra. Dacă adopti o abordare greșită, vei ajunge să lupți împotriva incendiilor create de alți oameni. Ignorați elementele fundamentale ale unei bune delegări pe riscul dumneavoastră!
Cea mai puternică modalitate de a vă valorifica timpul este prin delegare. Ca persoană fizică, aveți doar 24 de ore în orice zi pentru a crea rezultatele dorite. Delegând responsabilitatea sarcinilor altor persoane, puteți crește numărul de ore de lucru pe care le controlați în fiecare zi.
Delegarea, în special pentru persoanele care învață să gestioneze alți oameni este adesea unul dintre cele mai dificile lucruri de făcut corect. Dacă sunt gestionate prost, mai degrabă decât să creezi mai mult timp, vei ajunge să petreci mai mult timp rezolvând crizele create de alți oameni sau să le folosești timpul în mod ineficient și ineficient.
Stephen Covey identifică două stiluri principale de delegare, la care voi adăuga un al treilea. În mediul de lucru sofisticat de astăzi, doar unul dintre aceste stiluri va produce rezultatul dorit de multiplicare a eficacității.
„Delegația Gofer”
În acest stil de delegare, îi oferi persoanei instrucțiuni detaliate pentru fiecare sarcină pe care trebuie să o îndeplinească, inclusiv când și cum să facă sarcinile. Ajungi prin a le spune „du-te pentru asta, mergi pentru asta…” de aici și numele! Probabil ați întâlnit pe cineva ca acesta – micro managerul care vrea să știe tot ce faceți și să controleze fiecare aspect al muncii tale.
Acest stil de delegare funcționează până la un punct. Micromanagerul poate gestiona mai multe persoane, toți pot îndeplini sarcini specifice care, dacă sunt coordonate în mod corespunzător, pot duce la un rezultat mai mare decât orice persoană singură.
Cu toate acestea, există mai multe limitări ale acestei abordări. Micromanagerul poate gestiona doar atât cât poate controla în timpul unei zile lucrătoare. Echipa lui are puțin spațiu pentru a contribui cu propriile idei și contribuții creative. Dacă sunt gestionate corespunzător, aceste intrări ar putea oferi un rezultat mult mai mare.
Acesta este adesea primul stil de delegare pe care oamenii îl adoptă pe măsură ce încep să-i supravegheze pe alții. Este o simplă extensie a abordării lor de a se gestiona.
Delegare prin abdicare
Cred că numele vă spune că aceasta nu este o abordare bună. Acest lucru este adesea adoptat de persoanele cărora le lipsește încrederea în sine, care au avut o experiență proastă cu un micro-manager sau nu au un plan clar pentru ceea ce doresc să realizeze.
Este adesea confundată cu adevărata delegare prin administrare, despre care vom discuta mai jos, dar diferă în mai multe moduri esențiale.
În acest stil, managerul spune echipei sale aproximativ ce vrea să facă și apoi îi lasă să se descurce. Sună bine? Ei bine, există o mulțime de probleme potențiale:
Este posibil ca membrii echipei să nu știe ce să facă și ar putea ajunge să-și facă singuri treaba.
Cu excepția cazului în care oamenii cărora le sunt delegați sunt obișnuiți să lucreze în echipă unii cu alții pentru o perioadă lungă de timp, există șanse mici ca activitățile să fie coordonate și să producă rezultate coerente.
Nu există așteptări de rezultate, așa că nimeni nu știe unde se îndreaptă. Vor ajunge undeva cândva, dar nu există nicio garanție că vor produce ceva util sau că o vor face într-un interval de timp rezonabil.
În esență, persoana care delegă și-a abdicat responsabilitatea.
Delegare prin Stewardship
Delegarea prin Stewardship, așa cum se susține în „7 Obiceiuri ale oamenilor extrem de eficiente” ia cele mai bune dintre cele două metode despre care ați citit până acum și le remediază punctele slabe. Nu dictează metodele – acestea sunt lăsate la latitudinea persoanei, dar se concentrează pe obținerea de rezultate specifice.
Acest proces începe cu o viziune clară a ceea ce urmează a fi realizat la sfârșitul procesului. Acesta poate fi un obiectiv al proiectului sau poate fi un set clar de valori care descriu rezultatul unei anumite sarcini.
Managerul împărtășește viziunea cu persoana care va face munca și ei dezvoltă împreună un plan și identifică lacunele în cunoștințele persoanei. Dacă persoana care face munca nu are prea multă experiență, managerul poate fi nevoit să facă multe din acest lucru în numele său.
Următorul pas este să stabiliți regulile de bază ale lucrării – când trebuie făcută, cum doriți să fie raportat progresul, lucruri importante care ar trebui evitate, orice probleme pe care le puteți prevedea, ce resurse sunt disponibile…
În cele din urmă, persoanei ar trebui să i se ofere standarde clare de performanță care trebuie atinse și ar trebui explicate consecințele performanței bune și proaste.
Pe măsură ce persoana desfășoară munca, o veți încuraja să raporteze progresul și problemele și, de asemenea, să ceară ajutor acolo unde are nevoie. Cu toate acestea, le veți acorda libertatea de a îndeplini sarcina în cadrul liniilor directoare, cu condiția ca acestea să îndeplinească obiectivele convenite.
Stephen Covey susține metoda delegării prin administrare în „7 Obiceiuri ale oamenilor extrem de eficiente”. Această metodă dă putere membrilor echipei tale să obțină rezultate remarcabile, asigurându-se în același timp că rămân concentrați pe imaginea de ansamblu. Vă permite să maximizați efectul de pârghie pe care îl puteți obține din delegarea altor persoane.