Întâlnirile virtuale au loc în fiecare zi și peste tot. Mulți oameni diferiți din diverse culturi ar putea participa la aceste întâlniri virtuale. Este important ca toți participanții să știe cum să se pregătească și să participe la întâlniri virtuale. Dacă nu se pregătesc și nu participă în mod corespunzător, întâlnirea nu va fi la fel de reușită pe cât ar putea fi. În plus, pot fi necesare mai multe întâlniri pentru ca participanții să „înțeleagă” că ei sunt ceea ce face întâlnirea mai eficientă. Mai jos sunt prezentate șaptesprezece moduri de a vă pregăti pentru a fi un bun participant la întâlnirea virtuală.
Pregătiți în avans:
1. Asigurați-vă că aveți informațiile de conectare și documentele necesare cu cel puțin o oră înainte de ora întâlnirii.
2. Folosiți o cască pentru o mai bună voce prin microfon și pentru a auzi vocile celorlalți în timp ce nu îi deranjați pe cei din afara întâlnirii.
3. Îndepărtați distragerile din zona unde va fi prezența la întâlniri, dacă este posibil.
4. Opriți e-mailul, textul sau telefonul care pot interfera cu concentrarea în timpul participării.
5. Îmbrăcați-vă ca și cum ați fi așezat la întâlnire, deoarece camera web ar putea fi activată.
6. Pune o pancartă cu „într-o întâlnire” pentru a împiedica oamenii să întrerupă.
7. Mănâncă înainte sau după întâlnire, nu în timpul, pentru că se întâmplă accidente sau ar putea primi o întrebare la mijloc.
8. Conectați-vă la sesiune cu câteva minute mai devreme, astfel încât facilitatorul să știe când toată lumea este prezentă.
Participați în timp:
9. Prezentați-vă înainte de începerea întâlnirii, dacă este permis.
10. Folosiți „mute” când nu vorbiți pentru a preveni zgomotele să intre în sesiune.
11. Spuneți numele înainte de a vorbi, astfel încât toată lumea să știe cine vorbește.
12. Rămâi concentrat pe subiectul întâlnirii și pe orele agendei.
13. Luați în considerare ceilalți și lăsați-le timp să termine de vorbit înainte de a răspunde sau de a pune o întrebare.
14. Păstrați comentariile și întrebările succinte și la obiect, deoarece timpul întâlnirii este prețios și de obicei scurt.
15. Permiteți pauze deoarece timpul de releu/recepție poate fi lent.
16. Limitați mișcarea și gesturile, dacă utilizați video sau cameră web, deoarece poate provoca recepția încețoșată.
17. Înregistrați acțiunile personale și solicitați sau sugerați o dată limită înainte de încheierea întâlnirii.
Cele șaptesprezece moduri de a fi un participant mai bun la întâlnirea virtuală ar trebui să contribuie la eficientizarea întâlnirilor și la reducerea numărului de întâlniri necesare pentru a obține rezultate mai bune. Folosind aceste sfaturi, membrii globali învață cum să se pregătească cel mai bine și să participe la o întâlnire virtuală. Indiferent unde se află în timpul întâlnirilor virtuale, ei pot fi un participant mai eficient și pot ajuta întâlnirea să obțină rezultatele dorite dacă învață să se pregătească și să participe în consecință.