O primă impresie bună face diferența; un document care pare imposibil de citit probabil nu va fi citit.
Așa cum hainele tale de afaceri fac o declarație clară despre profesionalismul tău, la fel și aspectul materialului pe care îl scrii face o declarație. Dacă pagina este neglijentă sau dacă arată greșit, expertiza dvs. poate fi pusă la îndoială. Dacă conținutul sună arogant, depășit sau imposibil de citit, este posibil să fi configurat fără să știi un răspuns negativ.
Înainte de a trimite documentul, uitați-vă bine la el. Pare primitor? Sau este dezamăgitor? Spațiul alb pe care îl vedeți nu este doar o absență a tipăririi; conduce privirea cititorului spre cel mai apropiat negru. Dacă este prea mult negru, pare prea greu de citit și cititorii sunt reticenți să se cufunde. Ei îl pot lăsa deoparte, îl pot arunca pe ici pe colo sau pur și simplu îl pot arunca imediat la gunoi. Orice ar face, nu i-ai impresionat.
Deci, dacă nu există suficient spațiu alb în documentul dvs., adăugați câteva. Cum? Împărțiți orice paragraf care are mai mult de doi centimetri și jumătate lungime. Folosiți liste. Mentineti marje bune. Sau creați o coloană largă pentru text și o coloană mai îngustă pentru „trageți ghilimele”. Apropo, ghilimelele sunt o tehnică ideală de utilizat în documente dense, deoarece ușurează aspectul general în timp ce repetă o frază sau o propoziție importantă din text – și atrag atenția asupra acesteia.
În schimb, dacă există prea mult spațiu alb, materialul pare dezorganizat și imposibil de citit. Desigur, este posibil să aveți un paragraf care are o singură propoziție. Dar dacă toate paragrafele tale sunt propoziții simple, documentul pare că autorul nu înțelege cu adevărat ce este un paragraf. Repara-l.
Iată cum să îmbunătățiți aspectul tuturor documentelor dvs.
- Gândiți-vă la spațiul alb ca la o componentă importantă a scrisorii sau a documentului. Marginile ar trebui să încadreze materialul, iar textul nu trebuie să pară prea dens pentru a trece prin el.
- Încercați să păstrați scrisorile pe una sau două pagini. Dacă trebuie să transmiteți o mulțime de informații, utilizați o scrisoare de intenție și atașați informațiile la aceasta.
- Evitați șansele și finalitățile libere – cum ar fi o singură propoziție pe o a doua pagină.
- Folosiți liste pentru a muta eficient ochiul cititorului prin informații și pentru a adăuga spațiu alb.
- Păstrați paragrafele până la maximum patru propoziții. Într-o scrisoare, nu uitați să închideți cu un paragraf separat „Apel la acțiune”; nu scrie o scrisoare de un paragraf.
Ceea ce spui este important pentru cititor numai dacă se deranjează să citească. Când îți faci materialul să arate ușor de citit,chiar va fi citit. Când documentul pare accesibil, este. Adevărul este că ne place sau nu, aspectul contează.